Usea asiakkaamme otti uuden ominaisuuden nopeasti haltuun ja toteutti innovatiivisia ja inspiroivia sähköisen viestinnän ja markkinoinnin ratkaisuja tekoälyn avulla. 

Uusi vuosi ja uudet mahdollisuudet – myös viestinnässä. Listasimme seitsemän asiaa, jotka kannattaa huomioida.

1. Laadi viestintäsuunnitelma

Kaiken kokoisissa yrityksissä ja järjestöissä tulisi olla viestintäsuunnitelma, joka sisältää kaiken sen mitä organisaatiosta viestitään ulospäin ja mitä sen sisällä viestitään. Suunnitelmia voi olla useita, esim. viestinnälle ja markkinoinnille omansa tai suunnitelmat voi liittää yhdeksi kokonaisuudeksi. Hyvä suunnitelma toimii organisaation viestinnän punaisena lankana ja ohjenuorana. Konkreettisella suunnitelmalla varmistetaan, että organisaation strategian ja tavoitteiden mukainen viestintä toteutuu ja, että aikataulut sekä roolit ja vastuut ovat selvillä. Viestintäsuunnitelmaan kannattaa sisältää ohjeistus myös tekoälyn käytöstä. Tekoäly on oiva apu viestintäsuunnitelman tekemiseen ja sen kehittämiseen.

Suunnitelman olisi hyvä sisältää:

• tavoitteet
• kohderymät
• viestintäkanavat ja sisällöt
• resurssit ja työkalut
• seurannan ja mittarit
• tekoäly

Lue vinkkimme tekoälyn käyttöön. 

2. Ota tekoäly osaksi viestintää

Creamailerin AI-suunnitteluapuri on viestinnän ja markkinoinnin tehoapuri, joka auttaa jokaisessa työvaiheessa. Apuri löytyy omalta välilehdeltään, mutta se on myös käytettävissä Creamailerin tekstieditoreissa. Tekoäly auttaa aina viestintäsuunnitelman tekemisestä uutiskirjeiden, kyselyiden ja tapahtumien luomiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että voit esimerkiksi hyödyntää tekoälyä suunnitellessasi uutiskirjeen sisällön, kirjoittaessasi blogitekstejä tai luodessasi otsikoita. Tekoälyltä onnistuu helposti myös nostotekstit sekä uutiskirjeeseen että sosiaaliseen mediaan, hashtagit mukaan lukien.

Lue lisää AI-suunnitteluapurista. 

3. Hyödynnä viestinnän ja markkinoinnin automaatiota

Automaation avulla markkinoinnista ja viestinnästä saadaan tehokasta ja oikein kohdennettua: se saavuttaa oikeat henkilöt, oikealla sisällöllä, juuri oikeaan aikaan.

Automaatio on toimintojen ketju, jonka avulla synkronoidaan markkinoinnin ja viestinnän osia hallittuun ja automatisoituun kokonaisuuteen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että lähes kaikki toiminnot mitä ketjutetaan, voidaan lukea automaatioon kuuluvaksi. Automaatioketjun luomisen voi aloittaa muutamalla ketjun osalla ja kasvattaa prosessia tarpeiden kasvaessa. Kun automaation logiikan sisäistää, on prosessien luominen helppoa ja kustannustehokasta, sillä automaatio vapauttaa ennen manuaalisesti tehtäviin prosesseihin kuluneen ajan muille työtehtäville.

Lue automaatiosta lisää ja lataa ilmainen oppaamme markkinoinnin ja viestinnän automaatioon. 

4. Huomioi saavutettavuus

Suomessa astui alkuvuodesta 2019 voimaan EU:n saavutettavuusdirektiiviä noudattava laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta. Se, että verkkosivut ja materiaalit on saatavilla, ei vielä tarkoita, että ne ovat saavutettavia. Laissa saavutettavuudella tarkoitetaan ihmisten erilaisuuden huomiointia siten, että mahdollisimman moni meistä voisi käyttää palveluja esteettömästi. Laki varmistaa, että ihmiset voivat käyttää palveluja esimerkiksi vammasta tai hankalasta tilanteesta riippumatta.

Lue Creamailerin saavutettavuus-blogisarja sekä lataa ilmainen opas saavutettavaan viestintään ja markkinointiin. 

• Saavutettavuus, ketä se koskee ja ketä hyödyttää? (1/5)
• Saavutettavuus osana viestintää (2/5)
• Creamailer ja saavutettavuus (3/5)
• Esimerkkejä saavutettavuudesta: uutiskirjeet, kyselyt ja tapahtumat (4/5)
• Sosiaalinen media ja saavutettavuus (5/5)

5. Kokeile personointia ja luo asiakas-/jäsenkokemus

Viime vuoden viestintä- ja markkinointimuutosten myötä ehkä unholassakin ollut personointi nousi esiin sammalikosta. Viestin saajaa kannattaakin lähestyä henkilökohtaisella ja häntä kiinnostavalla tavalla. Hyvin suunnitellun personoinnin avulla saa luotua läheisemmän kontaktin ja näyttää viestin vastaanottajalle, että viesti on kohdennettu juuri hänelle. 

Mitä enemmän tietoa vastaanottajista on, sitä enemmän voi personoida. Personointia voi käyttää sekä otsikkokentässä että varsinaisessa viestissäkin. 

Lue lisää personoinnista ja sen mahdollisuuksista blogista. 

6. Käytä kysely- ja tapahtumatyökaluja

Muistathan, että Creamailerissa on myös kysely- sekä tapahtumatyökalut, joiden avulla toteutat näppärästi mm. asiakas- ja palautekyselyt sekä kutsut osallistujat webinaareihin ja muihin (etä)tilaisuuksiin.

Tutustu kysely- ja tapahtumat -työkaluihin.

7. Inspiroidu!

Inspiroidu kanssamme. Mennyt vuosi toi uudenlaisia tekemisen malleja ja intoa kokeilla uutta. Ole rohkea, ajattele totuttujen rutiinien ulkopuolelta ja huomaa mihin kaikkeen sähköinen viestintä  ja markkinointi pystyykään! 

Vastaanottajien tavoittamisessa on tärkeä tiedostaa uutiskirjeen anatomia eli sen rakenne sekä osat ja niiden toisiinsa linkittyminen.

Uutiskirjeen malli – mistä lähteä liikkeelle?

1. Määritä kohderyhmä

Ennen uutiskirjeen lähettämistä on hyvä määritellä kohderyhmä. Kohderyhmän valitseminen auttaa viestisisällön luomisessa, sillä tietynlainen sisältö vetoaa tietynlaisiin kohderyhmiin. Kysy itseltäsi seuraava kysymys:

• Ketkä ovat uutiskirjeen lukijoita?

Kohderyhmän tai -ryhmien valinnan jälkeen voit määritellä heitä vielä hiukan tarkemmin. Valitse pari avainsanaa, jotka kuvaavat vastaanottajia ja sitä, mitä he haluavat viesteiltäsi. Avainsanojen valitseminen helpottaa pitämään uutiskirjeiden sisällön tarkoituksenmukaisena ja sitä kautta vastaanottajat kiinnostuneena.

2. Määritä tarkoitus

Kohderyhmän valinnan jälkeen on hyvä määrittää uutiskirjeen tarkoitus. Tarkoitus on syy, minkä takia lähetät uutiskirjeviestintää. Voit pohtia mm.:

• Mitä haluat saavuttaa uutiskirjeviestinnällä?
• Mitä hyödyllistä informaatiota voit tarjota?
• Miksi kohderyhmä haluaa sinulta uutiskirjeen?

Uutiskirjeiden lähettämisen syyn määrittäminen auttaa kirjoittamaan viestin sisällön sellaiseksi, joka hyödyttää sekä sinua että lukijaa. Jos et ole varma pitäisikö viestiisi sisällyttää jokin asia, kertaa uutiskirjeviestinnän tarkoitus. Jos asia edesauttaa saavuttamaan määrittämäsi tarkoitus, lisää se viestiisi. Lisäarvoa tuotetaan sillä, että vastaanottaja saa itseään jollain tavoin hyödyntävää tietoa.

3. Sopiva julkaisuväli

Uutiskirjeillä on hyvä olla selkeä ilmestymisaikataulu. Lähetysajat sekä pääsisällöt voidaan miettiä etukäteen ja lisätä viestintäsuunnitelmaan. Julkaisuväli on hyvä miettiä sen mukaisesti mitä sanottavaa on ja kuinka usein. Uutiskirjeitä ei kannata lähettää pelkästään lähettämisen ilosta. Julkaisuväliä ja lähetyspäivää sekä aikaa voi testata ja seurata analytiikasta milloin vastaanottajat lukevat viestejä ja klikkaavat linkkejä eniten.

4. Postituslistojen kasvattaminen

Postituslistoja voi rakentaa monin eri tavoin. Käytännössä jokainen kohtaaminen, tapahtuipa se sitten kasvokkain tai välillisesti, on mahdollisuus postituslistan kasvattamiselle. Listoja kerätessä tulee kuitenkin muistaa laki ja hyvät käytänteet.

Lue lisää GDPR:stä.

Mitä seuraavaksi? – esimerkkejä sisällöstä

Seuraavia asioita on hyvä ottaa huomioon viestiä sunniteltaessa.

1. Selkeys, visuaalisuus ja saavutettavuus

Uutiskirjeiden tulee olla selkeitä kokonaisuuksia, joiden sisällöstä saa nopeasti käsityksen silmäilemällä. Erikokoisten otsikoiden, kuvien ja graafisten elementtien käyttö havainnollistaa lukijalle nopeasti artikkeleiden tärkeysjärjestyksen sekä mitä artikkelit sisältävät. Uutiskirjeisiin kannattaa laittaa ensimmäiseksi ns. pääuutinen, jolla on muita isompi otsikkokoko. Pääuutisen jälkeen tulevat muut uutiset ja artikkelit pienemmällä otsikkokoolla.

Visuaalisten elementtien käytössä kannattaa muistaa, että vähemmän on usein enemmän jo senkin takia, ettei uutiskirjeen koko kasva liikaa. Myös saavutettavuus tulee huomioida. Saavutettavuudesta voit lukea lisää Creamailerin blogisarjasta. Huomioi myös tumma tila.

2. Personointi ja segmentointi

Personoinnilla saadaan luotua tunne, että viesti on kohdennettu juuri vastaanottajalle. Voit nostaa viestiin esimerkiksi vastanottajan nimen tai asiakasnumeron. Personoinnilla on yleensä positiivinen vaikutus viestien avaus- ja klikkausprosentteihin. Lue lisää personoinnista.

On tärkeää, että vastaanottaja saa tietoa häntä kiinnostavista asioista. Vastaanottajien luokittelua, eli segmentointia, voidaan toteuttaa siinä vaiheessa, kun heistä tiedetään jotain. Voit kartoittaa kiinnostuksen kohteita jo uutiskirjeen tilauslomakkeella, ja käyttää niitä myöhemmin hyväksi segmentoinnissa. Lue lisää segmentoinnista.

3. Toimintakehoitukset ja linkit

Uutiskirjeen artikkeleissa kannattaa olla toimintakehoituksia esim. lue lisää -linkkien tai painikkeiden muodossa. Linkit voivat ohjata lukemaan lisää  aiheesta tai tilaamaan tuotteen. Myös lisätieto-, tarjous- tai yhteydenottolomakkeelle ohjaaminen on mahdollista.

4. Sosiaalinen media ja yhteystiedot

Uutiskirjeen loppuun on hyvä lisätä sosiaalisen median painikkeet sekä yhteystiedot ja aukioloajat. Jokaisen uutiskirjeen tulee myös sisältää mahdollisuus perua uutiskirjeen tilauksen.

5. Analytiikan tärkeys

Raportteja seuraamalla saat arvokasta tietoa siitä kuinka uutiskirjeesi toimivat. Avauksia ja klikkauksia tarkastelemalla tiedät mitkä aiheet ovat olleet suosituimpia. Analytiikka mahdollistaa myös uutiskirjeiden sisällön ja lähetysaikojen optimoinnin. Testaamalla ja analytiikkaa seuraamalla on mahdollista kehittää uutiskirjeistä tehokas viestinnän ja markkinoinnin väline, jolla saavutetaan sille asetetut tavoitteet. Lue ohjeet analytiikan hyödyntämiseen.

6. Automaation hyödyntäminen

Automaatio on toimintojen ketju, jonka avulla synkronoidaan markkinoinnin ja viestinnän osia hallittuun ja automatisoituun kokonaisuuteen. Automaatio mahdollistaa markkinointi- ja viestintäprosessien automatisoinnin vapauttaen aikaa sisällöntuottamiselle sekä muille työtehtäville.

Lue automaatiota käsittelevä blogisarja.

Kiinnitä vastaanottajan huomio heti kättelyssä

Nyt, kun perusasiat on kunnossa ja olet luonut hyvän uutiskirjeen, kiinnitetään huomio vielä siihen miltä luomasi uutiskirje näyttää vastaanottajan sähköpostissa. Erottuuko viesti muiden joukosta? Näyttääkö viesti siltä, että sen haluaa avata?

Ennen viestin avaamista vastaanottaja näkee sähköpostissaan yleensä lähettäjän nimen, lähettäjän osoitteen sekä pää- ja esiotsikon. Näkymä eroaa hieman riippuen siitä mitä sähköpostiohjelmistoa vastaanottaja käyttää. Koska vastaanottajat yleensä ensin silmäilevät postilaatikkonsa sisällön ja sen jälkeen vasta päättävät mitkä viestit avaavat, on tämä se sisältö millä saamme vastaanottajan huomion kiinnitettyä ja klikkaamaan uutiskirjeen auki.

1. Lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite

Lähettäjän nimen ja sähköpostiosoitteen tulisi herättää vastaanottajan luottamus, jotta hän haluaa avata uutiskirjeen. Lähettäjän nimi sekä organisaation sähköpostiosoite luovat luottamusta.

2. Viestin aihe

Vastaanottajan huomio kiinnittyy ensimmäisenä viestin aiheeseen, joka kertoo mitä uutiskirje sisältää. Aiheen tulisi houkutella avaamaan uutiskirje, eikä se saa olla liian pitkä: mobiililaite näyttää 35 merkkiä pitkät ja näyttöpääte 50 merkkiä pitkät otsikot.

3. Esiotsikko

Esiotsikko, eli pre header, on teksti, joka näkyy heti otsikon jälkeen. Esiotsikkossa voi esim. tiivistää uutiskirjeen sisällön tai se voi sisältää houkuttelevan tarjouksen.  Sen tulisi täydentää otsikkoa, ei toistaa sitä. Esiotsikon pituus on maksimissaan 85 merkkiä, muuten teksti katkeaa.

Lue lisää aiheesta Creamailerin blogista.

Jaa somessa

Somejakaminen lisää viestinnän näkyvyyttä ja tehoa huomattavasti. Creamailerin some-jakaminen toiminnolla voi määritellä miltä viestit näyttävät sosiaalisessa mediassa, kuten Twitterissä, Facebookissa ja LinkedInissä jaettaessa.

Lue lisää somejakamisesta.

Lopuksi

Onnittelut! Nyt olet selvillä uutiskirjeviestinnän ja -markkinoinnin tärkeimmistä elementeistä ja niiden tehtävistä.

Katso myös Creamailerin maksuttomat oppaat:

• Opas markkinoinnin ja viestinnän automaatioon
• Opas saavutettavaan viestintään ja markkinointiin

Testaa Creamaileria maksutta!

Me Creamailerissa olemme uutiskirjeviestinnän ammattilaisia ja autamme mielellämme mieltä askarruttavissa kysymyksissä.

Kokeile ilmaiseksi