Uutiskirje on järjestön salainen supervoima

Uutiskirje on usein järjestön tärkein viestintäkanava, mutta sen mahdollisuudet jäävät helposti kiireen jalkoihin. Hyvin suunniteltuna se sitouttaa jäsenet, tuo vapaaehtoiset lähemmäs toimintaa ja tukee varainhankintaa.

Oppaasta löydät ohjeet siihen, miten:

• määrittelet uutiskirjeen roolin: tiedottaja, sitouttaja vai varainhankinnan moottori
• rakennat sisältöjä, jotka todella kiinnostavat jäseniä ja vapaaehtoisia
• luot selkeän aikataulun ja sopivan lähetyssyklin
• seuraat tuloksia ja kehität viestintää jatkuvasti

Uutiskirje ei ole vain tiedotuskanava. Se on järjestöviestinnän kulmakivi, joka ylläpitää yhteenkuuluvuutta, vahvistaa suhteita ja tekee jokaisesta jäsenestä osan yhteistä tarinaa.

Säästä aikaa ja resursseja Creamailerilla

Monessa järjestössä viestintä hoituu pienellä tiimillä tai jopa yhden ihmisen voimin. Siksi työkaluilla on väliä. Creamailer auttaa järjestöjä tekemään enemmän vähemmällä vaivalla:

• Kasvata jäsenrekisteriä helposti tilaajalomakkeilla
• Tavoita tukijat varainhankintakampanjoilla
• Aktivoi passiiviset jäsenet kohdennetuilla viesteillä
• Hyödynnä tekoälyä otsikoissa, personoinnissa ja sisällössä
• Automatisoi viestit: tervetulot, muistutukset ja kiitokset lähtevät ajallaan
• Jaa sisältöä someen suoraan uutiskirjeestä

Creamailerin avulla viestintä ei ole pelkkää sähköpostien lähettämistä, vaan tehokas tapa rakentaa luottamusta, vahvistaa osallistumista ja saada enemmän aikaan vähemmillä resursseilla.

Kyselyt ja tapahtumaviestintä

Haluatko tietää, mitä jäsenesi oikeasti ajattelevat? Creamailerin kyselyillä keräät palautetta ja kehität toimintaa nopeasti ja mobiiliystävällisesti.

Myös tapahtumat hoituvat yhdellä alustalla: kutsut, ilmoittautumiset, muistutukset ja kiitosviestit. Lopputuloksena on sujuva osallistujakokemus ja ammattimainen viestintä alusta loppuun.

Vastuullista ja tietoturvallista viestintää

Luottamus on järjestöviestinnän kivijalka. Oppaasta saat käytännön ohjeet siihen, miten huomioit GDPR:n, noudatat lakeja ja varmistat, että jäsenten ja tukijoiden tiedot pysyvät turvassa. Kun viestit avoimesti ja vastuullisesti, vahvistat luottamusta järjestöäsi kohtaan.

Lataa maksuton opas järjestöviestintään

Lataa järjestöopas maksutta ja ota käyttöön ratkaisut, jotka helpottavat arkea ja vahvistavat järjestösi viestintää! Tutustu myös Cremailerin muihin oppaisiin.

Kokeile Creamaileria ilmaiseksi

Testaa Creamaileria maksutta ja koe itse, kuinka helppoa viestintä voi olla. Luo tili alle minuutissa ja lähetä ensimmäinen viestisi jo tänään!

Opas on laadittu markkinoinnin ja viestinnän kanssa työskenteleville, jotka haluavat tehostaa työtään ja parantaa tuloksia automaation avulla. Opas avaa markkinoinnin ja viestinnän automaation pilkkoen sen helposti hahmotettaviin prosesseihin.

Oppaassa on avattu selkeästi automaation eri osat ja vaiheet. Siinä on myös selkeitä esimerkkejä automaatioprosessin toteuttamisesta.

Lataa ilmainen opas tästä.

Sen lisäksi, että yhteneväiset asiakkaat luokitellaan samaan segmenttiin, on myös tärkeää, että segmentit erottuvat toisistaan selkeästi. Segmentointiin voi käyttää melkeinpä mitä vain luokittelukeinoa. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• kuluttajakäyttäytyminen: esim. aikaisemmat hankinnat
• mielenkiinnon kohteet: esim. kissa, koira, hevonen jne.
• demografiset tekijät: ikä, sukupuoli, koulutus sekä ammatti
• geografiset tekijät: asuinpaikka ja postinumero
• psykologiset tekijät: arvot, asenteet ja elämän tyyli
• kanta-asiakkaat, satunnaisasiakkaat, potentiaaliset asiakkaat ja entiset asiakkaat

Segmentointia voi tehdä olemassa oleville asiakkaille tai asiakkaat voidaan luokitella jo siinä vaiheessa, kun he esim. liittyvät uutiskirjeen postituslistalle. Segmentointiprosessi voi edetä esim. seuraavasti:

Segmentointi aloitetaan strategian valitsemisella, jonka pohjalta automaatio toteutetaan. Strategia voi olla täysin segmentoimaton, jolloin samaa automaatiota käytetään kaikille asiakasryhmille. Se voi olla selektiivinen, jolloin eri segmenttiryhmille toteutetaan kullekin omanlaisensa automaatioprosessi. Strategia voi olla myös keskitetty, jolloin automaatio kohdistuu vain yhteen segmenttiryhmään.*

Kun strategia on valittu, analysoidaan asiakkaat ja tunnistetaan heissä yhtäläisyyksiä, joiden pohjalta heidät ryhmitellään segmentteihin. Tämän jälkeen luodaan automaation prosessi, jonka tuloksia seurataan muun muassa analyysien ja raporttien sekä palautteiden perusteella.

Blogisarja:

• Mitä markkinoinnin ja viestinnän automaatiolla tarkoitetaan? Osa 1/8
• Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – Sisällöntuotanto 2/8
• Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – Asiakkuudet 3/8 
• Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – Automaatioketju 4/8
• Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – Segmentointi 5/8
• Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – Personointi 6/8
• Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – Postituslistat 7/8
• Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – Tulosten seuranta 8/8

Lisää aiheesta:

• Nyt on segmentoinnin aika!
• Asiakastietojen kerääminen segmentointia varten
• Segmentoinnin hyödyntäminen viestinnässä
• Segmentointi – Creamailerin ohjeet

Lähteet:

• Armstrong, G. & Kotler, P. 2013. Marketing – An Introduction. 11. painos. Harlow: Pearson Education Limited.
• Raatikainen, L. 2008. Asiakas, tuote ja markkinat. Helsinki: Edita Publishing Oy.

Yritysopas on kirjoitettu erilaisten yritysalojen sähköpostiviestinnän tueksi. Oppaassa käydään läpi sähköpostiviestinnän prosessi ja siinä on vinkkejä niin vasta-alkajalle kuin kokeneellekin sähköpostiviestijälle.

Lataa opas

Järjestöopas on kirjoitettu erilaisten järjestöjen, yhdistysten sekä liittojen sähköpostiviestinnän tueksi. Oppaassa käydään läpi sähköpostiviestinnän prosessi ja siinä on vinkkejä niin vasta-alkajalle kuin kokeneellekin sähköpostiviestijälle.

Lataa opas

Määritä kohderyhmäsi

Ennen uutiskirjeiden lähettämistä sinun on hyvä määritellä kohderyhmäsi. Kohderyhmän valitseminen auttaa viestisisällön luomisessa, sillä tietynlainen sisältö vetoaa juuri tietynlaisiin kohderyhmiin. Kysy itseltäsi seuraava kysymys:

• Keiden haluat pääasiassa olevan uutiskirjeidesi lukijoita?

Kohderyhmäsi tai -ryhmiesi valinnan jälkeen voit määritellä heitä vielä hiukan enemmän. Valitse pari avainsanaa, jotka kuvaavat ryhmässäsi olevia lukijoita ja sitä, mitä he haluavat viesteiltäsi. Avainsanojen valitseminen helpottaa pitämään uutiskirjeiden sisällön tarkoituksenmukaisena ja sitä kautta kohderyhmäsi kiinnostuneena.

Määritä tarkoitus

Kohderyhmän valinnan jälkeen on hyvä määrittää uutiskirjemarkkinoinnin tarkoitus. Tarkoitus on syy, minkä takia lähetät uutiskirjemarkkinointia ja se vastaa seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä hyödyllistä informaatiota voit kohderyhmällesi tarjota?
• Miksi kohderyhmä haluaa sinulta uutiskirjeen?
• Mitä haluat saavuttaa uutiskirjemarkkinoinnillasi?

Uutiskirjeiden lähettämisen syyn määrittäminen auttaa kirjoittamaan viestin sisällön sellaiseksi, joka hyödyttää sekä sinua että lukijaa. Jos et ole varma pitäisikö viestiisi sisällyttää jokin asia, kertaa uutiskirjemarkkinointisi tarkoitus. Jos asia edesauttaa saavuttamaan määrittämäsi tarkoitus, lisää se viestiisi.

Vinkkejä viestin luomiseen

Viestien tulee olla tarpeellisia

Ajattele omakohtaisesti millaiset sähköpostiviestit aukaiset ja millaiset poistat saman tien. Luultavammin et aukaise viestejä, jotka eivät kiinnosta tai hyödytä sinua millään tavalla. Pidä huoli siitä, että lähettämäsi uutiskirjeet tuottavat kohderyhmällesi arvoa ja hyödyttävät heitä jollain tavoin. Voit sisällyttää uutiskirjeeseen muun muassa:

• yrityksen yhteystiedot
• mahdollisuus palautteeseen
• kuvia
• kohderyhmää kiinnostavia uutisia
• tietoa uusista tuotteista
• alennuskoodeja ja muita tarjouksia
• kysymyksiä

Pidä viestit lyhyinä

Nykypäivän ihmiset ovat kiireisiä ja saavat useita sähköposteja päivässä. On tärkeää, että pidät uutiskirjeesi lyhyinä ja informatiivisina. Jos haluat viestittää kohderyhmällesi esimerkiksi jostain artikkelista laita viestiisi artikkelin otsikko sekä lyhyt tekstinpätkä (esim. ensimmäinen kappale) ja loppuun linkki, joka johtaa kokonaiseen artikkeliin. Tällä tavoin viestin lukija voi nopeasti päättää kiinnostaako artikkeli häntä vai ei.

Anna lukijoillesi paras mahdollinen kohtelu

Ihmiset, jotka ovat tilanneet uutiskirjeesi ovat niin kiinnostuneita sinusta ja yrityksestäsi, että haluavat saada ensikäden tietoa suoraan sähköposteihinsa. Voit esimerkiksi ilmoittaa heille ensimmäisenä kiinnostavista uutisista, kuten alennuksista ja uusista tuotteista. Voit myös antaa heille uutiskirjeen tilaajana erilaisia etuja, joita muut eivät saa. Ehkäpä voit kertoa heille lisää myös yrityksesi toiminnasta, jolloin he oppivat tuntemaan sinut henkilökohtaisemmalla tasolla.

Persoonallisuutta kehiin

Kukaan ei halua lukea kuivia ja tylsiä uutiskirjeitä, joten persoonallista lähestymistapaa voi hyvinkin käyttää kiinnostuksen herättäjänä. Uutiskirjeiden ei välttämättä tarvitse olla niin virallisia kuin painettujen artikkeleiden. Oman tyylin ja äänen löytäminen voi viedä jonkin aikaa, mutta harjoitus tekee mestarin!

Määritä tavoite

Tavoitteiden määrittäminen on tärkeä osa markkinointisuunnitelmaa, koska niiden avulla selviää tuottaako markkinointisi haluamaasi tulosta. Tavoitteetkin voivat vaihdella etenkin alkuvaiheessa: ensin voit esimerkiksi asettaa tavoitteeksesi saada lisää uutiskirjeiden tilaajia ja myöhemmin tavoitteenasi voi olla myynnin ja vakioasiakkaiden määrän kasvu. Ennen kuin myyntisi lähtee kunnolla nousuun sinun tulee saada uskollinen uutiskirjeiden tilaajakunta ja kasvattaa tilaajien määrää. Tällaisen tilaajakunnan saamiseksi sinun tulee lähettää laadukkaita ja kiinnostavia viestejä, joita mainostat myös kaikessa muussa markkinointimateriaalissasi sekä mahdollisesti myös sosiaalisissa medioissa. Mieti mitä haluat saavuttaa uutiskirjemarkkinoinnilla tietyn ajan sisällä ja kirjoita ylös:

• tavoitteesi
• kuinka saavutat tavoitteesi
• kuinka mittaat oletko saavuttanut tavoitteesi

Lähetystiheys

Uutiskirjeiden lähettämisen tiheys on tärkeä tekijä uutiskirjemarkkinoinnissasi. Kuinka usein kohderyhmäsi uutiskirjeen haluaa ja kuinka usein sinulla on tähdellistä kerrottavaa? Jos sinulla ei joskus ole yksinkertaisesti mitään sanottavaa, ei viestiä kannata lähettää vain lähettämisen takia. Määrittele uutiskirjeidesi tiheys tarjoamiesi tuotteiden tai palvelujen perusteella. Jos esimerkiksi tuotteitasi on alennuksessa joka perjantai, voit lähettää uutiskirjeen joka keskiviikko, jotta lukijasi voivat tutustua alennuksiin rauhassa etukäteen. Jos uutiskirjeesi taas keskittyy enemmän tiedottamiseen, kuukausittainen lähetys voi olla oikea vaihtoehto. Sanoisimme, että kahta kuukautta pitempää väliä ei kuitenkaan lähetysten välillä kannata olla, koska viestisi saajat voivat unohtaa tilanneensa sinulta uutiskirjeen ja merkata viestisi roskapostiksi.

Aikataulun laatiminen

Viimeisenä, mutta ei suinkaan vähäisempänä sinun kannattaa laatia aikataulu uutiskirjeiden kirjoittamiselle. Laita itsellesi kalenteriin ylös milloin lähetät kunkin uutiskirjeen ja kuinka paljon tarvitset aikaa sisällön kirjoittamisen pitääksesi uutiskirjeesi aikataulussa. Aikataulusi voi vaihdella sen mukaisesti mikä tiedotettava milloinkin on vastaanottajalle tärkeää ja ajankohtaista. Muista ottaa lomat ja erikoispyhät huomioon aikataulua suunnitellessasi!

Esimerkki uutiskirjeen laatimisesta

1. päivä

Kirjoita muistiin uutiskirjeesi aiheet ja mahdolliset kuvaideat.

2. päivä

Kirjoita ylös mitä haluat sanoa mistäkin aiheesta ja etsi aiheisiin sopivat kuvat.

3. päivä

Kirjaudu sisään Creamaileriin ja luo uutiskirje. Lue viesti tarkistaaksesi kirjoitusvirheet ja lähetä itsellesi (ja parille työkaverillesi) testiviesti.

4. päivä

Lähetä uutiskirje. Toivottavasti koit oppaan hyödylliseksi ja olet tämän myötä valmis suunnittelemaan seuraavaa uutiskirjettäsi.