Suoramarkkinointi ja rekisterin ylläpitäminen - laki ja hyvät käytänteet

Suoramarkkinointi ja rekisterin ylläpitäminen - laki ja hyvät käytänteet

22.04.2016 sähköpostimarkkinointi, uutiskirje, rekisteri, laki, tietosuoja, viraalimarkkinointi

HUOM! Artikkelin tiedot ovat vanhentuneet. Lue: 
1. GDPR eli EU:n tietosuoja-asetus - Markkinoijan, viestijän ja asiakkaan näkökulmat
2. GDPR eli EU:n tietosuojauudistus - asiakkaiden ja palveluntarjoajien toimet ja vastuut
3. Miten Creamailer auttaa huomioimaan GDPR:n tuomat postituslistoja koskevat velvoitteet?
4. Näin tallennat ja arkistoit viestintäluvat Creamailerin avulla - GDPR
5. Lue Creamailerin vuoden 2017 tietotilinpäätös

(julkaistu 2011, päivitetty 22.4.2016, vanhentunut 25.5.2018)

Saamme viikoittain kyselyitä sähköpostiviestintään ja rekisterin ylläpitämiseen liittyen. Listasimme tärkeimmät kohdat tiiviiksi paketiksi, jotta tiedät mitä laki sanoo ja hyvät käytänteet opastavat.

Suomessa rekisterin ylläpitoa ja suoramarkkinointia säätelevät Henkilötietolaki ja Tietoyhteiskuntakaari. Myös Asiakkuusmarkkinointiliitto sekä Kuluttajavirasto ovat laatineet ohjeistuksia hyvistä käytänteistä. Säännösten noudattamista ohjaa ja valvoo Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Rekisterin pitäminen

Kattava ja ajan tasalla oleva asiakas/jäsenrekisteri on kaiken viestinnän alku ja juuri. Kuluttajien tietojen kerääminen rekisteriin suoramainontaa, markkinointia ja etämyyntiä varten on sallittua tietyin rajoituksin, ellei rekisteröity ole sitä erikseen kieltänyt.

Henkilötietolain mukaan sallittuja ovat markkinointi- ja asiakasrekisterien lisäksi väliaikaiset, lyhytaikaiseen ja yksilöityyn markkinointitoimeen liittyvät kampanjarekisterit. Markkinointirekisteri saa sisältää nimen ja yhteystiedon lisäksi tiedot arvosta tai ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä sekä yhden yksilökohtaisen tunnistetiedon. Yrityshenkilörekisterin pitäminen on sallittua, kun sen sisältämät tiedot ja viestien sisältö liittyvät rekisteröidyn tehtävään ja asemaan organisaatiossa.

Lain mukaan henkilörekisterillä tulee olla nimi. Lisäksi kaikista henkilörekistereistä on laadittava tietosuojavaltuutetulle rekisteriseloste.

Suoramarkkinointi

Yrityksille

Suoramarkkinoinnin harjoittaminen yrityksille ja yhteisöille on sallittua, elleivät he ole sitä kieltäneet. Asiakkuusmarkkinointiliiton B2B sähköpostimarkkinoinnin hyvä tapa -oppaan mukaan yrityshenkilölle voi lähettää työsähköpostiosoitteeseen B2B-sähköpostimarkkinointia erikseen kysyttyyn lupaan perustuen. Ilman lupaa markkinointia voi lähettää asiakassuhteeseen perustuen olemassa oleville yritysasiakkaille, jos markkinoitavalla tuotteella tai palvelulla on liityntä henkilöön. B2B-sähköpostimarkkinointia ei tule tehdä lähettämällä massalähetyksiä työsähköpostiosoitteisiin ilman markkinoitavan hyödykkeen yhteyttä vastaanottajan työtehtäviin tai vastuualueeseen.

Huom.! Creamailerin käyttöehdot poikkeavat Asiakkuusmarkkinointiliiton suosituksista. Vastaanottajalta on saatava aina lupa viestinnän lähettämiselle.

Kuluttajille

Suoramarkkinointi on luonnolliselle henkilölle sallittua, jos siihen on saatu henkilöltä suostumus. Jos viestejä lähetetään kuluttajalle, joka ei ole antanut suostumusta, rikkoo viestin lähettäjä tietoyhteiskuntakaaren 200 §:n säännöstä ja kuluttajansuojalakia. Tietoyhteiskuntakaaren säännöstä valvoo tietosuojavaltuutettu ja kuluttajansuojalain noudattamista kuluttaja-asiamies.

Kuluttajan on voitava ilmoittaa suostumuksensa markkinointiviesteille aktiivisella toimenpiteellä, esim. valintaruudun rastittamisella. Kuluttajalle voi poikkeuksellisesti lähettää viestejä ilman suostumusta, jos:

  • Yhteystiedot on saatu tuotteen myynnin yhteydessä ja viestissä markkinoidaan ainoastaan vastaavia tuotteita.
  • Markkinointiin käytetään samaa välinettä kuin tuotteen ostamiseen käytettiin, esim. sähköpostia voi käyttää, jos tuote on ostettu sähköpostin välityksellä.
  • Kuluttajalle on kaupan yhteydessä kerrottu markkinointiviestien lähettämisestä.
  • Kuluttajalle on selvästi ja erottuvasti kerrottu jokaisen sähköisen markkinointiviestin yhteydessä oikeudesta kieltää viestien lähettäminen.

Viraalimarkkinointi

Kuluttajavirasto on Tietosuojavaltuutetun sekä Asiakkuusmarkkinointiliiton ohella antanut ohjeistuksen Kerro kaverille -kampanjoiden suhteen. Tiivistettynä sisältö on seuraavanlainen:

  • Viestin pääasiallisena tarkoituksena tulee olla käyttäjien välinen viestintä.
  • Viestin lähettämisestä kaverille ei saa tarjota etua, eikä lähettämisestä tai lähettämättä jättämisestä saa olla seuraamuksia.
  • Lähettäjän kannalta lopputuloksena on ainoastaan yhden viestin lähettäminen.
  • Viestin lähettävän henkilön tulee tietää lähettämänsä viestin sisältö.
  • Viestin lähettäminen kaverille ei saa olla edellytyksenä esim. arvontaan mukaan pääsylle, voittomahdollisuuksien parantamiselle siinä tai jonkin rahallisen edun saamiselle.
  • Kaverin toimiminen viestin lähettäjänä on ilmettävä viestissä selkeästi.
  • Toiminto on tarkoitettu vain aitoon suositteluun.
  • Henkilötietojen ja muiden tietojen käsittelystä on informoitava.

Osoitelähteen ilmoittaminen ja viestin perumismahdollisuus

Jokaisessa sähköpostiviestissä on tarjottava selkeä mahdollisuus viestin perumiseen ja viestistä on löydyttävä sen lähettäjä yhteystietoineen. Laki vaatii myös ilmoittamaan lähteen, josta vastaanottajan nimi ja yhteystiedot on hankittu.

Toimi näin

Rekisteriseloste

1. Tee rekisteriseloste ennen rekisterin keräämistä

Luo henkilötietolain 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja ilmoita rekisterin luomisesta tietosuojavaltuutetulle. Rekisteriseloste tulee olla kaikkien saatavilla.

2. Kerää sähköpostiosoitteisto hyvien tapojen ja lain edellyttämällä tavalla

Älä osta sähköpostiosoitelistoja, äläkä kerää niitä internetistä. Lähetä sähköpostimarkkinointia vain sen tilanneille vastaanottajille. Katso vinkkejä osoitteiden keräämiseen.

3. Lisää rekisteriseloste kotisivuillesi

Katso ohjeet rekisteriselostesivun sisällöstä Tietosuojavaltuutetun sivuilta täältä ja täältä.

Uutiskirje

1. Ilmoita käyttämäsi osoitelähde

Kerro käyttämäsi rekisteri lähettämissäsi viesteissä henkilötietolain 25 §:n vaatimalla tavalla.

2. Lisää Poistu postituslistalta -linkki

Viestin vastaanottajan tulee voida perua uutiskirjeen tilaus koska tahansa yhdellä klikkauksella. Peru uutiskirje -linkki on kaikissa Creamailerin uutiskirjepohjissa valmiina.

3. Ilmoita lähettäjän yhteystiedot

Jokaisessa uutiskirjeessä tulee selkeästi ilmetä uutiskirjeen lähettäjä yhteystietoineen yritys- ja yhteisötietolain 15 §:n vaatimalla tavalla.

Yhteystiedot, osoitelähde ja poistu postituslistalta esimerkki:

Yhteystiedot ja Poistu postituslistalta

Lähteet:
Asiakkuusmarkkinointiliitto, henkilötietolaki, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, tietoyhteiskuntakaari, Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Suomalaisen sähköpostimarkkinoinnin peruskurssi

Kirjoittaja: Creamailer Oy