Kutsusta kiitokseen – näin onnistut tapahtumaviestinnässä

Onnistunut tapahtuma ei synny pelkästään hyvästä ohjelmasta. Myös selkeät tapahtumakutsut, sujuva ilmoittautuminen ja oikea-aikaiset muistutukset vaikuttavat osallistujakokemukseen. Creamailerilla hoidat tapahtumaviestinnän kutsusta kiitokseen yhdessä palvelussa.

Näin helpotat tapahtumaviestintää

Tapahtuman järjestämiseen liittyy monta liikkuvaa osaa. Kutsut pitää lähettää, ilmoittautumiset kerätä, osallistujamäärät tarkistaa ja tärkeistä käytännön asioista muistuttaa. Kun nämä kaikki hoituvat samassa palvelussa, säästät aikaa ja vältät turhaa edestakaista työtä.

Creamailerin tapahtumatyökalulla voit:

• Luoda tapahtumakutsun ja ilmoittautumislomakkeen.
• Kerätä ja hallita ilmoittautumisia yhdessä paikassa.
• Lähettää osallistujille vahvistuksia ja muistutuksia.
• Hallita osallistujamääriä ja jonotuslistoja.
• Lähettää kiitosviestin ja kerätä palautetta tapahtuman jälkeen.

Näin sinulle jää enemmän aikaa keskittyä siihen mikä on tärkeintä, eli onnistuneen tapahtuman järjestämiseen.

Viisi tapahtumaa, joiden järjestämistä Creamailer helpottaa

Tapahtumatyökalusta on hyötyä niin pienissä tilaisuuksissa kuin suuremmissakin tapahtumissa. Tässä muutama esimerkki.

1. Webinaarit ja verkkotilaisuudet

Webinaarin järjestäminen on helppoa, kun ilmoittautumiset ja osallistujaviestintä pysyvät hallinnassa. Lähetä kutsu, kerää ilmoittautumiset ja toimita osallistujille tarvittavat liittymisohjeet. Ennen tilaisuuden alkua lähetetty muistutus auttaa varmistamaan, että mahdollisimman moni ilmoittautunut myös osallistuu.

Vinkki: Lähetä webinaarin jälkeen kiitosviesti, johon liität tallenteen tai linkin lisämateriaaleihin. Näin osallistuja saa tapahtumasta hyötyä vielä sen päätyttyäkin.

2. Koulutukset ja infotilaisuudet

Koulutuksissa osallistujien tarpeiden tunteminen auttaa suunnittelemaan onnistuneen kokonaisuuden. Voit kerätä ilmoittautumisen yhteydessä esimerkiksi osallistujien ennakkotietoja tai toiveita käsiteltävistä aiheista. Näin pystyt räätälöimään koulutuksen sisällön jo ennen tilaisuutta.

Vinkki: Lisää ilmoittautumislomakkeeseen kysymys osallistujan osaamistasosta. Näin voit suunnitella koulutuksen sisällön ja esimerkit osallistujille sopiviksi.

3. Seminaarit ja suuremmat tapahtumat

Kun osallistujia on paljon, ilmoittautumisten hallinta korostuu. Creamailerissa seuraat ilmoittautumisia ajantasaisesti ja hallitset myös peruutuksia ja jonotuslistoja. Voit myös ladata osallistujalistan Exceliin ja hyödyntää sitä esimerkiksi nimilappujen tekemisessä, tarjoilujen suunnittelussa ja läsnäolon seurannassa.

Vinkki: Ota jonotuslista käyttöön, jos osallistujamäärä on rajattu. Näin kiinnostuneet voivat ilmoittautua varasijalle, vaikka tapahtuma olisi jo täynnä.

4. Yhdistysten kokoukset ja jäsenillat

Vuosikokoukset, jäsenillat ja muut yhdistysten tilaisuudet vaativat selkeää viestintää. Tapahtumakutsussa voit kertoa kaikki olennaiset tiedot ja ohjata jäsenet ilmoittautumaan helposti. Näet etukäteen osallistujamäärän, mikä helpottaa käytännön järjestelyjä.

Vinkki: Lisää vahvistusviestiin kalenterikutsu, jotta osallistuja voi tallentaa tapahtuman suoraan omaan kalenteriinsa.

5. Asiakas- ja henkilöstötilaisuudet

Asiakasillat, henkilöstöpäivät, pikkujoulut ja kesäjuhlat onnistuvat sujuvammin, kun ilmoittautumiset eivät huku yksittäisiin viesteihin. Voit kerätä samalla myös järjestelyjen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten ruokavaliot tai osallistumiseen liittyvät erityistoiveet.

Vinkki: Kysy ilmoittautumisen yhteydessä järjestelyjen kannalta olennaiset tiedot. Näin vältät erilliset tiedustelut ja helpotat tapahtuman valmisteluja.

Automatisoi tapahtumaviestintä ja säästä aikaa

Tapahtumaviestinnässä moni viesti toistuu samanlaisena tapahtumasta toiseen. Kun hyödynnät automaattisia viestejä, sinun ei tarvitse muistaa lähettää jokaista viestiä erikseen.

Vahvistusviesti tuo varmuutta

Ilmoittautumisen jälkeen osallistuja haluaa tietää, että ilmoittautuminen onnistui. Automaattinen vahvistusviesti kertoo heti, että ilmoittautuminen on vastaanotettu. Samalla voit jakaa tärkeimmät käytännön tiedot.

Kalenterikutsu auttaa muistamaan

Kalenteriin tallennettu tapahtuma pysyy paremmin mielessä. Creamailerissa voit liittää tapahtuman kalenterikutsun vahvistusviestiin, jolloin osallistuja saa päivämäärän ja kellonajan helposti omaan kalenteriinsa.

Lue myös: Kalenterikutsu – varmista, että tapahtumasi muistetaan.

Muistutusviesti vähentää unohduksia

Hyvissä ajoin lähetetty kutsu antaa osallistujalle aikaa suunnitella aikataulunsa. Lähempänä tapahtumaa tarvitaan kuitenkin usein muistutus. Muistutusviestiin kannattaa koota tärkeimmät käytännön tiedot, kuten tapahtumapaikka, alkamisaika tai webinaarin liittymislinkki.

Kiitosviesti jatkaa vuorovaikutusta

Tapahtumaviestintä ei pääty siihen, kun viimeinen osallistuja poistuu paikalta. Kiitosviesti on hyvä tapa osoittaa arvostusta osallistujille ja jatkaa yhteydenpitoa.

Voit liittää viestiin esimerkiksi:

• Linkin tapahtuman tallenteeseen tai esitysmateriaaleihin.
• Lyhyen palautekyselyn.
• Lisätietoa käsitellyistä aiheista.
• Kutsun seuraavaan tapahtumaan.

Näin yksittäisestä tapahtumasta syntyy pidempiaikaista vuorovaikutusta.

Pidä tapahtuman ilmoittautumiset hallinnassa

Tapahtuman järjestäjän työ helpottuu huomattavasti, kun osallistujatiedot löytyvät yhdestä paikasta. Creamailerissa näet ilmoittautumiset ajantasaisesti ja voit hyödyntää osallistujatietoja käytännön järjestelyissä. Osallistujalistan voi myös viedä Exceliin esimerkiksi nimilappujen tekemistä, tarjoilujen suunnittelua tai osallistujamäärien tarkistamista varten.

Viisi vinkkiä onnistuneeseen tapahtumakutsuun

Hyvä tapahtumakutsu herättää kiinnostuksen ja tekee osallistumisesta mahdollisimman helppoa.

1. Kerro tärkeimmät tiedot heti. Mitä järjestetään, kenelle, milloin ja missä? Vastaanottajan pitäisi löytää vastaukset yhdellä silmäyksellä.
2. Nosta osallistujan hyöty esiin. Mitä hän oppii, kokee tai saa mukaansa? Konkreettinen hyöty motivoi ilmoittautumaan.
3. Tee ilmoittautumisesta vaivatonta. Käytä selkeää toimintakehotusta ja kysy lomakkeella vain tarpeelliset tiedot.
4. Ajoita kutsu ja muistutukset oikein. Lähetä kutsu riittävän ajoissa ja muistuta tapahtumasta lähempänä ajankohtaa.
5. Jatka yhteydenpitoa tapahtuman jälkeen. Kiitosviesti ja palautekysely auttavat vahvistamaan osallistujasuhdetta ja kehittämään tulevia tapahtumia.

Suunnitteletko seuraavaa tapahtumaa? Tutustu Creamailerin tapahtumatyökaluun.