1. Uutiskirje: keväistä inspiraatiota suoraan sähköpostiin

Uutiskirje on erinomainen tapa tavoittaa yleisösi pääsiäisen aikaan. Voit jakaa esimerkiksi:

• Keväisiä kuulumisia, vinkkejä tai tarjouksia
• Tietoa tulevista tapahtumista tai aukioloajoista
• Askartelu- tai resepti-ideoita
• Pienen pääsiäisyllätyksen – vaikka latauslinkin tai alennuskoodin

Creamailerissa pääsiäisviestintä on helppoa, sillä käytettävissäsi on valmiita pääsiäispohjia, jotka tekevät viestistäsi sekä visuaalisesti houkuttelevan että brändiisi sopivan. Muutama klikkaus ja pääsiäistunnelma on taattu!

Vinkki: Tekoäly sisällöntuotannon apuna. Jos ideat ovat vähissä tai haluat nopeuttaa kirjoitustyötä, Creamailerin AI-suunnitteluapuri on mainio työskentelykaveri. Voit pyytää tekoälyä ideoimaan pääsiäisteemaisia uutiskirjeaiheita, kirjoittamaan esimerkkitekstejä tai tiivistämään pitkät sisällöt napakoiksi nostoiksi. Näin säästät aikaa ja varmistat, että viestisi pysyy raikkaana ja kiinnostavana.

2. Kysely: ota yleisösi mukaan

Miltä kuulostaisi keväinen minikysely uutiskirjeen yhteydessä? Esimerkiksi:

• Millaisia pääsiäiskampanjoita toivoisit meiltä?
• Millaista sisältöä haluaisit nähdä uutiskirjeissämme pääsiäisen aikaan?
• Millaisia tapahtumia toivoisit kevääseen?
• Miten haluaisit, että otamme pääsiäisen huomioon toiminnassamme?

Lyhyet ja visuaalisesti houkuttelevat kyselyt tekevät uutiskirjeestä vuorovaikutteisemman ja tuovat arvokasta tietoa viestinnän ja toiminnan kehittämisen tueksi. Creamailerin kyselytyökalulla kyselyt syntyvät helposti, ja vastauslinkin voi liittää suoraan uutiskirjeeseen – osallistuminen käy sujuvasti yhdellä klikkauksella.

Vinkki: Kyselyn tekoälyapu. AI-suunnitteluapuri auttaa myös kysymysten muotoilussa: voit antaa sille aiheen ja pyytää ehdotuksia kiinnostavista ja helposti vastattavista kysymyksistä. Näin varmistat, että kysely on napakka ja houkuttelee osallistumaan.

3. Tapahtumailmoittautuminen: kutsu mukaan keväisiin hetkiin

Jos järjestät pääsiäisen aikaan tapahtumia – olipa kyseessä verkkoluento, työpaja, retki tai brunssi – kannattaa hyödyntää Creamailerin tapahtumailmoittautumistoimintoa.

Voit:

• Luoda visuaalisesti kauniin kutsun
• Kerätä ilmoittautumiset helposti yhdestä paikasta
• Lähettää automaattiset vahvistusviestit ja muistutukset
• Tarkastella osallistujatietoja kätevästi yhdestä näkymästä

Vinkki: Tekoäly ja tapahtumaviestintä. Voit käyttää tekoälyä tapahtumakutsun kirjoittamiseen tai sen hiomiseen houkuttelevammaksi. Tarvitsetko vaihtoehtoisia otsikoita, lyhyemmän kuvauksen tai muistutusviestin rungon? Tekoälyltä saat apua hetkessä.

Värikäs viesti jää mieleen

Pääsiäisteemainen viestintä tuo ripauksen iloa ja kaivattua vaihtelua arkeen. Kun viestisi on ajankohtainen, visuaalisesti houkutteleva, osallistava, ja tekoälyn avulla hyvin viimeistelty, se myös huomataan ja muistetaan. Kokeile uutiskirjeen, kyselyn ja tapahtumailmoittautumisen yhdistelmää ja hyödynnä Creamailerin valmiit pääsiäispohjat sekä AI-suunnitteluapurin tarjoama sisällöntuotannon tuki.

Monipuolinen ratkaisu organisaatioiden tiedostonhallintaan

Ominaisuus tarjoaa entistä monipuolisempia ja käyttäjäystävällisempiä mahdollisuuksia kyselyiden ja tapahtumakutsujen luomiseen ja hallintaan. Käyttömahdollisuuksia on useita, kuten:

Työhakemusten ja ansioluetteloiden kerääminen: Soveltuu erityisesti rekrytointiin, helpottaen hakemusasiakirjojen keräämistä ja järjestämistä.

Projektiehdotusten ja tarjouspyyntöjen vastaanottaminen: Hyödyllinen toimijoille, jotka käsittelevät erilaisia ehdotuksia ja tarjouspyyntöjä.

Koulutusmateriaalien jakelu: Mahdollistaa esim. koulutusmateriaalien, sertifiointiasiakirjojen tai ohjeistusten helpon lataamisen ja jakamisen.

Taloudellisten raporttien ja CSV-tiedostojen hallinta: Auttaa keräämään ja analysoimaan tehokkaasti mm. talousraportteja tai suuria datamääriä.

Asiakirjojen ja sopimusten kokoaminen: Tarjoaa ratkaisun esim. sopimusten, jäsenanomusten tai muiden virallisten asiakirjojen keräämiseen.

Hyväksytyt tiedostomuodot ja niiden koko

Ominaisuus hyväksyy erilaiset tiedostomuodot, kuten kuvatiedostot (JPEG, PNG, GIF), asiakirjat (PDF, DOCX, XLSX) ja videotiedostot (MP4, MOV) sekä audiotiedostot (MP3, WAV). Tiedostojen enimmäiskoko on 25MB, lukuun ottamatta videotiedostoja, joiden kokorajoitus on 250MB.

Tiedostojen määrä ja nimeäminen

Yhteen kysymykseen voidaan ladata 1-5 tiedostoa. Tiedostot nimetään automaattisesti kaavalla: {Vastaajan_ID}_Q{Kysymysnumero}_{AlkuperäinenTiedostonNimi}_{Järjestysnumero}.{Tiedostopääte}.

Tiedostojen hallinta ja lataus

Tiedostojen lataus voidaan suorittaa kolmella eri tavalla: 1. kaikki kyselyyn liittyvät tiedostot, 2. kaikki yksittäiseen kysymykseen liittyvät tiedostot tai 3. yksittäiseen kysymykseen ja vastaukseen liittyvät tiedostot.

Tiedostojen käyttö ja yksityisyys

Tiedosto-kysymystyyppejä sisältävissä kyselyissä tulee huomioida yksityisyys ja lainsäädäntö. Vaikka tiedostot säilytetään turvallisesti, ei arkaluontoisia tietoja, kuten henkilökohtaisia terveystietoja tai luottokorttitietoja, tule pyytää. Kyselyissä tulee aina noudattaa voimassa olevia tietosuojalakeja.

Tiedostojen säilyvyys ja turvallisuus

Tiedostot poistetaan, mikäli kysely poistetaan tai asiakkuus päättyy. Kaikki tiedostot validoidaan ja niille suoritetaan ClamAV-haittaohjelmatarkistus.

Tutustu ohjeisiin.

Suunnittele viestintä

Tee viestintäaikataulu, jossa on tarpeeksi aikaa viestien suunnittelulle ja luomiselle. Mieti milloin vastaanottajat ovat parhaiten tavoitettavissa ja ajasta viestit lähtemään parhaimpana ajankohtana. Muista hyödyntää Creamailerin viestinnän automaatiota. 

Loppuvuoden tärkeät päivät:

5.11. pyhäinpäivä
6.12. itsenäisyyspäivä
​13.12. Lucian päivä
21.12. talvipäivänseisaus
24.12. jouluaatto
25.12. joulupäivä
26.12. tapaninpäivä
31.12. uudenvuodenaatto
6.1. loppiainen

Tapahtumakutsut

Oletko järjestämässä kenties pikkujoulut tai muun juhlan? Voit kutsua vieraat juhliisi ja pyytää ilmoittautumiset juhlallisesti Creamailerin tapahtumatyökalulla.

Sähköinen joulukortti

Sähköisen joulukortin lähettäminen jäsenille, yhteistyökumppaneille sekä muille tärkeille tahoille on hyvä tapa kiittää kuluneesta vuodesta ja kertoa tulevan vuoden suunnitelmistasi. Voit myös antaa esim. mahdollisuuden lahjoituksen tekemiseen. 

Markkinointi

Onko sinulla tuotteita tai palveluja mitä haluat mainostaa ja markkinoida? Voit helpottaa asiakkaiden joulukiireitä ja tarjota heille lahjaideoita sekä lahjakortteja. Luo markkinointikampanja, joka sisältää useamman viestin, jälkikampanjointia unohtamatta. Viestit voit luoda ja ajastaa valmiiksi etukäteen. 

Kyselyt

Loppuvuodesta on myös hyvä kysyä palautetta asiakkailta ja jäseniltä. Miten kulunut vuosi on mennyt ja mitä tulevalta vuodelta toivotaan? Kyselyt voi luoda näppärästi Creamailerin kyselytyökalulla.

Muista myös

• Kertoa loppuvuoden poikkeavista aukioloajoista sekä muista tiedotettavista asioista.
• Lisätä uutiskirjeen tilausmahdollisuus sekä viesteihisi että kotisivuillesi.
• Seurata analytiikkaa, jotta tiedät mikä lukijoitasi kiinnostaa.

Tutustu ohjeisiin.

Mitä kesäviestinnässä kannattaa huomioida?

1. Kesäinen teema

Liitä tuotteesi tai palvelusi kesäiseen teemaan, joka kantaa läpi uutiskirjeen. Otsikon, tarjouksien, viestisisällön, värimaailman, kuvien sekä toimintakäskyjen tulisi olla samassa kesäisessä linjassa keskenään. Muista huomioida saavutettavuus.

2. Kilpailut ja ilmaiset lahjat

Niin se vain on, että ihmisiä kiinnostavat kaikki ilmaiset tuotteet ja palvelut. Lomalla rentoutuvat asiakkaat saadaan aktiivisiksi pitämällä kiinnostava kilpailu tai tarjoamalla ilmaisia lahjoja vaikkapa tilauksen yhteydessä. Kannusta asiakkaita jakamaan viestejäsi esim. somessa.

3. Toimintakäskyt

Älä piilota Tilaa tästä ja Lue lisää -linkkejä, vaan tuo ne rohkeasti esille ja sijoita tarpeeksi erilleen muusta tekstistä.

4. Lähetysaika ja viestin ajastus

Miten asiakkaasi käyttäytyvät lomakautena? Ehkä otollisin aika viesin lähettämiseen ei olekaan kesäisin se mihin olet muuten tottunut? Creamailerin avulla viestit voidaan luoda etukäteen ja ajastaa lähtemään, vaikka olisit lomailemassa itsekin! Tutustu myös maksuttomaan markkinoinnin ja viestinnän automaatio –oppaaseemme.

5. Lyhyt ja ytimekäs

Kiinnitä viestin otsikkoon erikoishuomio ja tee siitä niin houkutteleva, että vastaanottaja ei voi olla avaamatta viestiä. Pidä viestit sopivan lyhyinä ja kiinnostavan informatiivisina, joista vastaanottaja näkee nopeasti mistä on kyse. Keskity muutamaan asiaan kerrallaan, äläkä päästä viestiä rönsyilemään monen asian välillä. 

6. Kiinnostava sisältö

Myytpä sitten tuotteita, palveluja tai tarjoat vastaanottajille tietoa, tee se iloisesti ja houkuttelevasti. Voit luoda yhden kesäkampanjan, joka kantaa syksyyn asti tai suunnitella kokonaisen sarjan kampanjoita. Mikä vaan saa asiakkaasi mielenkiinnon heräämään ja heidät aktivoitumaan.

7. Tee asiakaskysely

Oletko koskaan ajatellut, että kesä voisi juurikin olla otollisin aika asiakaskyselyn pitämiselle? Kiireisen työviikon aikana useillakaan ei ole aikaa vastailla kyselyihin, mutta mökin rannalla aikaa viettävällä lomalaisella voi hyvinkin olla. Ja tietenkin vastausintoa lisää, jos kyselyyn liitetään kilpailu taikka lahja. Voit hyödyntää Creamailerin valmiita kyselypohjia tai luoda ihka uuden pohjan. Kyselyt on helppo luoda Creamailerin kyselytyökalulla.

8. Pidätkö kesätapahtuman?

Korona-aika alkaa helpottamaan ja pienten tapahtumien järjestäminen saattaa olla mahdollista. Joten mikäs sen helpompaa, kuin tiedottaa asiasta värikkäällä uutiskirjeellä. Creamailerin Tapahtumat-toiminnon avulla keräät samalla myös osallistujaistan. Kätevää!

9. Seuraa analytiikkaa

Creamailerin analytiikasta näet reaaliajassa kuinka kesäkampanjasi puree asiakkaisiin. Seuraa avauksia sekä klikkauksia ja tarkastele mitkä aiheet olivat suosituimpia. Näin saat kullanarvoista tietoa tulevia kesäkampanjoitasi varten.

Creamailerin taipaleen aikana on uutiskirjeviestinnän saralla tapahtunut suuria muutoksia. Toiminnan alkuvuosina Suomeen rantautui kansainvälisten toimijoiden jo käyttämät tiukennetut roskapostilinjaukset. Meitä linjaukset eivät haitanneet, päin vastoin ne lujittivat sitä toimintatapaa mitä olimme jo noudattaneet. Creamailerissa linjaukset olivat roskapostituksen suhteen alusta asti tiukat, koska halusimme asiakkaidemme luovan kestävällä pohjalla olevaa, tehokasta ja kohdennettua viestintää.

Suuria muutoksia matkan varrella ovat olleet myös GDPR:n, eli EU:n tietosuoja-asetuksen sekä saavutettavuuden mukanaan tuomat muutokset. Reagoimme aina maailmalla tapahtuviin trendeihin ja muutoksiin ennakoiden sekä nopeasti, joten kaikki lakien, asetusten ja hyvien käytänteiden vaatimat muutokset ovat olleet palvelussamme käytössä ennen kuin vaateet ovat astuneet voimaan.

Creamailer on myös vuosien saatossa laajentanut toimintojaan. Huomasimme, että asiakkaamme käyttivät Tilaa uutiskirje -lomaketta myös mm. kilpailujen järjestämiseen ja tapahtumakutsuihin. Tästä syntyi idea kasvattaa palvelua ja nyt asiakkaidemme käytössä onkin veloituksetta myös kyselytyökalu sekä tapahtumailmoittautuminen.

Edelliset kymmenen vuotta ovat olleen täynnä kehittämistyötä, asiakaspalvelua sekä tekemisen meininkiä. Tulevaisuudessa haluamme tarjota teille entistäkin paremman, monipuolisemman ja tehokkaamman viestinnän ja markkinoinnin työkalun.

Kiitos kaikille asiakkaillemme, yhteistyökumppaneillemme sekä työntekijöillemme kuluneista kymmenestä vuodesta. Tehdään seuraavasta vuosikymmenestä entistäkin menestyksekkäämpi!

Huomioitavaa on, että kaikella ei-tekstuaalisella sisällöllä tulee olla tekstivastine, joka kuvaa materiaalin sisältöä. Ei-tekstuaalisia sisältöjä ovat esim. kuvat, infograafit, videot, lomakekentät sekä äänitiedostot.

Kävimme ruudunlukuohjelmalla läpi erilaisia uutiskirjeitä, lomakkeita ja tiedostoja ja testasimme niiden toimivuutta. Listaamme alla tekijöitä, joita viestinnässä tulisi saavutettavuusnäkökulmasta huomioida. Tarkemmat ohjeistukset löytyvät blogin lopussa ladattavissa olevasta ilmaisesta Saavutettavuus-oppaasta. 

Saavutettavuuden osa-alueet

Teksti ja fontti

Kirjoitetun tekstin tulisi olla helppo ymmärtää, hahmottaa ja lukea. Luettavuutta helpottaa tekstin selkeys, yksinkertaisuus sekä lyhyet kappalejaot ja asiakontekstin avaus. Myös riittävän suuren fontin käyttö sekä 1.5 rivivälitys on tärkeää. Huomiotavaa on myös, että tekstin ja taustan tummuuskontrasti on riittävän suuri. Tummuuskontrastisuhde on oltava normaalikokoiselle tekstille 4,5:1 ja suurelle testille 3:1.

Otsikot

Selkeästi etenevä otsikointi parantaa saavutettavuutta. Eri otsikkotasoja tulee käyttää loogisesti siten, että ylätason otsikon alla on alemman tason otsikoita. Riittävä väliotsikoiden käyttö auttaa jäsentämään tekstiä ja helpottaa sisällön hahmottamista. Otsikon olisi hyvä olla selkeä ja tekstisisältöä kuvaileva.

Kuvat

Kuviin tulee laittaa vaihtoehtoinen teksti, eli alt-teksti. Jos tekstissä viitataan kuvaan, vaihtoehtoisessa tekstissä tulee kertoa kuvan oleellinen sisältö, esimerkiksi ”nainen istuu puun juurella”. Kuvan nimeämisessä ei kannata käyttää ääkkösiä ja teksti kannattaa päättää pisteeseen. Ruudunlukuohjelma tunnistaa kuvan kuvaksi ja lukee sen alt-tekstin. Jos tekstiä ei ole, ruudunlukuohjelma käyttäytyy kuin kuvaa ei olisi lainkaan. 
 
Kuvat voivat toimia myös linkkeinä. Tällöin alt-tekstiin on hyvä kirjoittaa minne linkki johtaa. Jos kuvaan ei ole kirjoitettu alt-tekstiä, ruudunlukuohjelma lukee käyttäjälle linkin osoitteen. 

Infografiikat ja taulukot

Yhteen infografiikkaan ei tulisi mahduttaa liikaa tietoa, vaan mielummin laatia useampi infograafi vähemmällä informaatiomäärällä. Infograafien keskeisimmät tiedot on hyvä kirjoittaa alt-tekstiin. Infograafi ei saisi myöskään olla tietoineen itsenäinen, vaan sen sisältämä tieto tulisi käydä ilmi myös itse tekstistä. On tärkeää myös miettiä infograafin värimaailman kontrasti mm. punavihersokeus ja heikkonäköisyys huomioiden.

Taulukoiden lukeminen ruudunlukuohjelmalla on hankalaa. Taulukoiden ja listojen tekemisessä kannattaakin käyttää html-muotoa kuvien sijaan. Taulukoiden sisältämä tieto tulisi käydä ilmi myös tekstistä.

Värit

Tekstin, kuvan sekä grafiikan värikontrasti taustan suhteen tulee tarkistaa. Ymmärtämisen kannalta vierekkäisten värien välillä tulee olla riittävän iso kontrastiero.

Värikontrasti koskee myös grafiikan eri osia. Punaista ja vihreää ei tulisi käyttää yhdessä punavihersokeuden takia. Värien lisäksi voi käyttää myös muotoja ja tekstiä, esimerkiksi taulukoissa.

Vinkki! Tekstien ja taustavärien riittävän kontrastin voi tarkistaa ilmaisilla työkaluilla. Tällainen on esimerkiksi Contrast Ratio. 

Videot ja äänitiedostot

Yleisesti ottaen videot parantavat saavutettavuutta. Videoissa ja äänitiedostoissa tulee kuitenkin olla tekstitys tai tekstivastine. Lakivaatimusten mukaan videoita ei tarvitse tekstittää kuin sille kielelle, jota videossa käytetään. Lakivaatimukset eivät koske suoria videolähetyksiä.

Jos video on tekstin mediavastine, ei videota tarvitse tekstittää. Mediavastineesta on kyse esimerkiksi silloin, kun ohjeteksti on esitetty myös videona. Jos video sisältää pelkkää kuvaa eikä lainkaan ääntä, tulee videosta laatia joko tekstivastine tai ääniselite, eli videon kuvailu ääneen.
 
Huomioitavaa on, että saavutattavuusvaatimuksia ei voi kiertää julkaisemalla videoita tai äänitiedostoja muiden hallinnoimissa kanavissa, kuten esim. Youtubessa. 

Word-tiedostot

Word-tiedostoissa tulee käyttää ymmärrettävää kieltä ja jäsennellä tekstille selkeä rakenne. Kuvaavat otsikot, joista saa käsityksen tekstin sisällöstä ovat tärkeitä. Erikoistermejä tulisi vältellä tai ainakin avata ne selkokielellä. Sivu tulisi lopettaa kokonaisella virkkeellä. Tiedosto ulkoasu on hyvä muokata tyylien, kuten otsikoiden ja fonttien, avulla.

Word-tiedoston voi tallentaa saavutettavana PDF-muodossa: Tiedoston > Vie > Luo PDF- tai XPS -tiedosto > Asetukset > Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten. Tulosta PDF –toimintoa ei tule käyttää. 

PDF-tiedostot

PDF-tiedostoissa tulee rakenteet (otsikot, kappaleet, listat, taulukot jne.) merkata tunnisteilla ja kuvilla tulee olla tekstivastine (alt-teksti). Tekstin ja taustan sävyillä tulee olla riittävä kontrastiero. Tiedostoissa tulee käyttää helposti luettavaa fonttia ja pitkään dokumenttiin on hyvä merkitä kirjainmerkit.

Power Point

Myös Power Point –tiedostoissa tulee huomioida saavutettavuus, etenkin jos esitys jaetaan verkossa ladattavassa muodossa. Power Point -esitykselle on hyvä antaa esitystä kuvaava tiedostonimi. Esitykselle tulee antaa otsikko (title), joka määritellään tiedoston ominaisuuksista. Myös jokaiselle dian sivulle tulee antaa sisältöä kuvaavat otsikot. 

Esityksessä oleville kuville tulee antaa vaihtoehtoiset tekstit ja linkit tulee myös nimetä kuvaavin tekstein. Jos diassa on useita sisältöelementtejä, on niille hyvä antaa lukemisjärjestys. 

Blogisarja:

• Saavutettavuus, ketä se koskee ja ketä hyödyttää? (1/5)
• Saavutettavuus osana viestintää (2/5)
• Creamailer ja saavutettavuus (3/5)
• Esimerkkejä saavutettavuudesta: uutiskirjeet, kyselyt ja tapahtumat (4/5)
• Sosiaalinen media ja saavutettavuus (5/5)

Lataa maksuton opas saavutettavaan viestintään ja markkinointiin tästä.

Kriisi- ja poikkeusajan viestinnässä on tärkeää viestintävälineen käytön helppous, toimivuus ja luotettavuus, sillä viestijän tulee voida keskittyä sisällön tuottamiseen, viestien oikea-aikaisuuteen ja vastaanottajien tavoittamiseen. Tällöin Creamailerin uutiskirjeohjelmisto tulee avuksi. 

Creamailerin uutiskirjeillä luot viestit nopeasti ja ajastat ne lähtemään otollisimpana aikana. Vaikka kasvokkainen toimintasi olisi tauolla kriisin keskellä, älä kuitenkaan unohda asiakkaitasi ja jäseniäsi. Kerro heille mitä sinulle kuuluu, mitä voit tarjota heille ja miten he voivat tukea toimintaasi. Creamailerilla luodut tärkeät viestit tavoittavat vastaanottajasi kohdennetusti ja oikea-aikaisesti. 

Peruuntuiko tai siirtyikö tapahtuma? Tahdotko järjestää verkkotapahtuman, tiedotustilaisuuden tai vaikkapa virtuaalisen tuote-esittelyn tai koulutuksen? Creamailerin tapahtumatyökalulla kutsut ihmiset koolle helposti. Vaikka tapahtuma täyttyisikin nopeasti, voivat ihmiset ilmoittautua varasijalle. Henkilön peruessa osallistumisensa lähtee varasijallaolijalle automaattinen ilmoitus mukaan pääsystä. Manuaalisen työn ollessa minimaalista, sinulla jää aikaa tapahtuman suunnitteluun.

Kriisiaikana myös kyselyille voi olla tarvetta. Haluatko kerätä jotain tietoa tältä poikkeukselliselta ajalta? Mitä asiakkaasi ja jäsenesi kaipaavat sinulta juuri tällä hetkellä? Miten voit tukea heidän kriisiaikaansa ja miten he voivat tukea sinua? Creamailerin helppokäyttöinen kyselytyökalu toimii tilanteessa kuin tilanteessa. 

Kriisi- ja poikkeustilanteissa myös viestinnän automaatiosta voi olla suuri apu. Joko olet tutustunut Markkinoinnin ja viestinnän automaatio – oppaaseemme? Lataa se ilmaiseksi täältä.

Nyt hoidat Creamailerin avulla tapahtumajärjestämisen alusta loppuun helposti ilman irtolappuja ja hektistä manuaalista työtä. Uutiskirjetyökalun avulla viestit tapahtumastasi ja tapahtumatyökalu hoitaa loput.

Kutsut ja ilmoittautuminen

Tapahtumien järjestämisessä on tärkeää saattaa tapahtuma ihmisten tietoon. Siinä sinua auttaa uutiskirje. Uutiskirjeessä kerrot tapahtuman tiedot, ajan ja paikan sekä miksi kyseiseen tapahtumaan kannattaa osallistua. 

Tapahtumatyökalu tekee sen mihin ennen olet tarvinnut excelin lisäksi vinon pinon erilaisia lomakkeita ja listoja. Tapahtumatyökalun avulla voit muun muassa kerätä osallistujista tarvitsemiasi tietoja, määritellä maksimi osallistujamäärän ja vahvistaa ilmoittautumisen osallistujille. Tapahtumaan ilmoittautuja voi ilmoittaa itsensä lisäksi kaverinsa samalla lomakkeella, yhdellä kertaa. Tapahtumatyökalun saa myös muistuttamaan osallistujia tulevasta tapahtumasta.

Jono ja varasija

Et joudu turvautumaan lomakerumbaan silloinkaan, jos tapahtumasi täyttyisi ennen aikojaan, sillä Tapahtumatyökalu sallii jonoon tai varasijalle ilmoittautumisen. Ilmoittautujat voivat myös muuttaa itse tietojaan ja perua osallistumisensa, jolloin säästyt useilta puheluilta ja sähköposteilta.

Tapahtuman aikana

Tapahtuman aikana voit hyödyntää Creamailerin kyselytyökalua esimerkiksi kontaktien keräämiseen, kilpailuihin, messutarjouksiin, yhteydenottopyyntöihin – kaikkeen mitä ikinä keksitkään. Keräämäsi tiedot kategorisoituvat juuri kuten haluatkin ja halutessassi saat kerätyistä tiedoista hälytyksen, jolloin esimerkiksi myynti voi alkaa hoitamaan työtään heti, jo messujen aikana. Tietonsa antaneille henkilöille voi myös lähettää automaattisesti viestin, jossa voit antaa esimerkiksi lisätietoja henkilöä kiinnostavasta asiasta.

Tapahtuman jälkeen

Kaikki tapahtumien järjestäjät tietävät, että tapahtuman jälkihuolto vie aikaa vähintään yhtä paljon kuin tapahtuman järjestäminenkin. Creamailerin työkaluja käyttämällä suurin osa manuaalisesta työstä on jo tehty. Se on oikeassa paikassa, kategorisoituna ja helposti löydettävissä. Tapahtuman jälkeen tapahtumapalautteiden kysyminen onnistuu myös kätevästi, sillä kyselytyökalussa on ominaisuuksia pisteytyksestä monivalinnan kautta avovastauksiin, joten saamasi palautetieto on juuri niin kattavaa kuin haluatkin.

Ja muistathan – kaiken tämän voi tehdä ajastetusti ja jaksotetusti. Voit esimerkiksi luoda sarjan viestejä lähtemään juuri haluttuna aikana: tapahtumakutsu, ilmoittautumisvahvistus, kiitosviesti, palautekysely sekä seuraavan tapahtuman markkinointi. Kaiken tämän toteutat Creamailerin avulla helposti ja kustannustehokkaasti.

Sinekin malli kehottaa ensin kysymään miksi teet mitä teet, seuraavaksi miten sen teet ja lopuksi mitä konkreettisesti teet. Tapahtumanjärjestämisessä Sinekin malli voisi toimia seuraavasti:

Edellä olevat ovat vain esimerkkejä siitä miten Miksi – Miten – Mitä -malli voi tapahtumanjärjestämisessä toimia. Olennaista on kuitenkin se, että mietit etukäteen pääsyyt MIKSI olet tapahtuman järjestämässä, MITEN sen teet ja MITÄ konkreettisia toimia se sinulta vaatii. Näin tapahtuman punainen lanka pysyy jatkuvasti käsissäsi, etkä kaiken kiireen keskellä poikkea olennaisesta.

Haluatko tietää lisää? Katso Sinekin loistava Ted Talk ”Start with why”.