Kysely- ja tapahtumakutsutyökaluun on lisätty Tiedosto-kysymystyyppi -ominaisuus. Uudistuksen myötä erilaisten tiedostojen, kuten dokumenttien, kuvien, videoiden ja audiotiedostojen lataaminen on mahdollista osana kyselyvastauksia.
Monipuolinen ratkaisu organisaatioiden tiedostonhallintaan
Ominaisuus tarjoaa entistä monipuolisempia ja käyttäjäystävällisempiä mahdollisuuksia kyselyiden ja tapahtumakutsujen luomiseen ja hallintaan. Käyttömahdollisuuksia on useita, kuten:
Työhakemusten ja ansioluetteloiden kerääminen: Soveltuu erityisesti rekrytointiin, helpottaen hakemusasiakirjojen keräämistä ja järjestämistä.
Projektiehdotusten ja tarjouspyyntöjen vastaanottaminen: Hyödyllinen toimijoille, jotka käsittelevät erilaisia ehdotuksia ja tarjouspyyntöjä.
Koulutusmateriaalien jakelu: Mahdollistaa esim. koulutusmateriaalien, sertifiointiasiakirjojen tai ohjeistusten helpon lataamisen ja jakamisen.
Taloudellisten raporttien ja CSV-tiedostojen hallinta: Auttaa keräämään ja analysoimaan tehokkaasti mm. talousraportteja tai suuria datamääriä.
Asiakirjojen ja sopimusten kokoaminen: Tarjoaa ratkaisun esim. sopimusten, jäsenanomusten tai muiden virallisten asiakirjojen keräämiseen.
Hyväksytyt tiedostomuodot ja niiden koko
Ominaisuus hyväksyy erilaiset tiedostomuodot, kuten kuvatiedostot (JPEG, PNG, GIF), asiakirjat (PDF, DOCX, XLSX) ja videotiedostot (MP4, MOV) sekä audiotiedostot (MP3, WAV). Tiedostojen enimmäiskoko on 25MB, lukuun ottamatta videotiedostoja, joiden kokorajoitus on 250MB.
Tiedostojen määrä ja nimeäminen
Yhteen kysymykseen voidaan ladata 1-5 tiedostoa. Tiedostot nimetään automaattisesti kaavalla: {Vastaajan_ID}_Q{Kysymysnumero}_{AlkuperäinenTiedostonNimi}_{Järjestysnumero}.{Tiedostopääte}.
Tiedostojen hallinta ja lataus
Tiedostojen lataus voidaan suorittaa kolmella eri tavalla: 1. kaikki kyselyyn liittyvät tiedostot, 2. kaikki yksittäiseen kysymykseen liittyvät tiedostot tai 3. yksittäiseen kysymykseen ja vastaukseen liittyvät tiedostot.
Tiedostojen käyttö ja yksityisyys
Tiedosto-kysymystyyppejä sisältävissä kyselyissä tulee huomioida yksityisyys ja lainsäädäntö. Vaikka tiedostot säilytetään turvallisesti, ei arkaluontoisia tietoja, kuten henkilökohtaisia terveystietoja tai luottokorttitietoja, tule pyytää. Kyselyissä tulee aina noudattaa voimassa olevia tietosuojalakeja.
Tiedostojen säilyvyys ja turvallisuus
Tiedostot poistetaan, mikäli kysely poistetaan tai asiakkuus päättyy. Kaikki tiedostot validoidaan ja niille suoritetaan ClamAV-haittaohjelmatarkistus.