Uutta Creamailerissa: automaattiset vuosipäiväviestit

Monessa organisaatiossa viestintä rakentuu pitkälti arjen tarpeiden mukaan. Lähetetään uutiskirje, kun on asiaa. Muistetaan kysely, kun se tulee mieleen. Onnitellaan asiakasta tai jäsentä, jos ehditään.

Tämä toimii, mutta samalla moni hyvä hetki jää hyödyntämättä.

Yksi helpoimmista tavoista tehdä viestinnästä suunnitelmallisempaa on ottaa käyttöön viestit, jotka lähtevät automaattisesti kerran vuodessa. Määrittelet viestin kerran, ja sen jälkeen se lähtee oikeaan aikaan joka vuosi ilman erillistä työtä.

Mihin viestin lähetys perustuu käytännössä

Vuosittaiset viestit eivät lähde “kalenterista”, vaan ne sidotaan tietoon, joka löytyy vastaanottajasta. Tyypillisesti lähetys perustuu esimerkiksi:

• postituslistalle liittymispäivään
• syntymäpäivään
• jäseneksi liittymispäivään
• mihin tahansa postituslistan kenttään, jossa on päivämäärä

Tämä mahdollistaa sen, että jokainen vastaanottaja saa viestin juuri omana ajankohtanaan. Lisäksi viestin ajoitusta voi hienosäätää.

Esimerkiksi:

• viesti voidaan lähettää syntymäpäivänä
• tai viikkoa ennen syntymäpäivää, jolloin mukana voi olla tarjous tai etu
• tai muutama päivä jälkeenpäin, esimerkiksi muistutuksena

Sama toimii myös jäsenyyksissä ja asiakkuuksissa:

• “Vuosi yhteistyötä takana – näin saat vielä enemmän hyötyä”
• “Vuosi jäsenyyttä takana – vastaa lyhyeen kyselyyn”

Missä tilanteissa vuosittaiset viestit toimivat parhaiten?

Käyttökohteita löytyy useita. Vuosittain toistuvat viestit sopivat erityisesti tilanteisiin, joissa sama viesti halutaan lähettää säännöllisesti oikeaan aikaan.

1. Henkilökohtaiset merkkipäivät

• syntymäpäiväonnittelut
• jäsenyyden tai asiakkuuden vuosipäivä
• pitkäaikaisasiakkaiden huomioiminen

Tällaiset viestit ovat pieniä, mutta niiden vaikutus on suuri. Ne tekevät viestinnästä henkilökohtaisempaa ilman lisätyötä.

2. Kyselyt ja palautteen keruu

• vuosittainen asiakas- tai jäsentyytyväisyyskysely
• toimialaan tai palveluun liittyvät kartoitukset

Kun kysely lähtee automaattisesti oikeaan aikaan, se ei unohdu. Samalla tietoa kertyy säännöllisesti, mikä mahdollistaa tulosten mittaamisen ja vertailun.

3. Tarjoukset ja edut

• syntymäpäiväetu ennen juhlapäivää
• vuosittainen asiakasetu
• jäsenedun muistutus

Hyvin ajoitettu viesti toimii paremmin kuin yleinen kampanja.

4. Muistutukset ja päivityspyynnöt

• jäsenyyden uusiminen
• tietojen päivittäminen
• sopimusten tarkistus

Nämä ovat viestejä, jotka jäävät arjessa helposti tekemättä, vaikka niistä olisi hyötyä.

5. Sisällöt ja koulutukset

• vuosittaiset webinaarikutsut
• kausikohtaiset vinkit
• “muistatko nämä?” -sisällöt

Näin pidät yhteyden asiakkaisiin ja jäseniin ilman jatkuvaa suunnittelua.

Miksi tämä toimii niin hyvin?

Viestin sisältö on tärkeä, mutta ajoitus ratkaisee usein enemmän.

Kun viesti liittyy suoraan vastaanottajan tilanteeseen, kuten syntymäpäivään, jäsenyyteen tai asiakkuuden kestoon, se tuntuu luontevalta. Se ei keskeytä, vaan osuu oikeaan hetkeen.

Samalla viestintä helpottuu lähettäjän näkökulmasta. Kun viestit on rakennettu valmiiksi, niitä ei tarvitse muistaa tai aikatauluttaa uudelleen joka vuosi.

Näin pääset alkuun

Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Yksi hyvin toteutettu viesti riittää alkuun. Hyvä ensimmäinen askel on:

• valita yksi päivämäärään perustuva viesti (esim. asiakaskysely tai syntymäpäiväetu)
• määrittää, mihin tietoon lähetys perustuu
• päättää ajoitus (päivänä, ennen vai jälkeen)

Kun tämä toimii, samaa logiikkaa on helppo laajentaa muihin viesteihin.

Muutama käytännön vinkki

• Pidä viesti napakkana ja helposti silmäiltävänä
• Keskity yhteen tavoitteeseen kerrallaan
• Hyödynnä personointia
• Tarkista viestit kerran vuodessa ja päivitä tarvittaessa

Vuosittain automaattisesti lähtevät viestit ovat yksinkertainen tapa tuoda viestintään jatkuvuutta ja oikea-aikaisuutta. Kun viestit sidotaan vastaanottajan tietoihin ja ajoitetaan oikein, ne tuntuvat henkilökohtaisilta ja osuvat paremmin maaliin.

Usein suurin muutos syntyy yhdestä päätöksestä: valitaan yksi viesti, joka ei enää jää tekemättä. Kiinnostuitko? Kokeile Creamaileria ilmaiseksi tai varaa maksuton esittelyaika!