Viestien lähettäminen virheellisiin osoitteisiin ja roskapostiansoihin vaikuttavat lähettäjän maineeseen negatiivisesti. Kun postituslista on ajan tasalla, myös todennäköisyys viestin päätymiselle roskapostikansioon pienenee huomattavasti. Keräämäämme tiedon avulla pystymme kertomaan virheelliset osoitteet jo ennen viestin lähetystä.

Virheelliset osoitteet löytyvät postituslistan tiedoista ja Testaus-välilehdeltä ennen viestin lähettämistä. Virheellisten osoitteiden lisääminen estolistalle onnistuu kätevästi yhden napin painalluksella.

Koska estolistalla oleviin osoitteisiin ei koskaan lähetetä viestejä, sinun ei tarvitse huolehtia osoitteista sen enempää.

Lisätietoa ominaisuudesta löytyy ohjeista.

Virheelliset osoitteet, ns. kovat bouncet, ovat osoitteita, jotka eivät ole jostain syystä toiminnassa. Mahdollisesti osoite on poistunut kokonaan käytöstä tai kyseessä on kirjoitusvirhe sähköpostiosoitteessa. Virheelliset osoitteet lisätään Creamailerissa estolistalle eikä niihin lähetä enää viestejä.

Muut ongelmat -välilehdeltä löytyvien osoitteiden vastaanotossa on tapahtunut jokin väliaikainen virhe, esim. vastaanottajan palvelimeen ei saada yhteyttä tai vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä. Näitä ongelmia kutsutaan ns. pehmeiksi bounceiksi. Muut ongelmat -välilehden virheet ovat yleensä itsestään ratkeavia ja näihin osoitteisiin Creamailer lähettää viestejä jatkossakin. Muista ongelmista perillemenemättömiä viestejä Creamailer yrittää lähettää kunnes viesti vanhenee, yleensä n. 72 tuntia.

Yleisimmät virhekoodit

4.4.1 – palvelin ei vastaa

kategoria: pehmeä bounce

ongelma: Vastaanottajan palvelin ei vastaa. Ongelma on yleensä itsestään ratkeava ja johtuu tietoverkon ongelmista.

toimenpiteet: Ongelma ei vaadi toimenpiteitä. Creamailer yrittää lähettää viestejä kunnes ne vanhenevat, n. 72 tuntia.

5.0.0 – epämääräinen status

kategoria: pehmeä ja kova bounce

ongelma: Ongelma voi johtua monesta eri syystä esim. käytöstä poistuneesta sähköpostiosoitteesta tai reittiongelmasta.

toimenpiteet: Tarkempi ongelman syy selviää virheviestistä. Tarkemmat tiedot virheestä saat viemällä hiiren kursorin virhekoodin vieressä olevan info-merkin päälle tai klikkaamalla Lisätiedot.

5.1.1 – tuntematon käyttäjä

kategoria: kova bounce

ongelma: Ongelma viittaa siihen, että sähköpostitili ei ole olemassa. Jos on esimerkiksi lähetetty viesti osoitteeseen tuki@yritys.fi, niin todennäköisesti ”tuki”-kohta osoitteessa on virheellinen. Ongelmat voivat johtua myös siitä, jos työntekijä on poistunut yrityksestä tai vaihtanut nimeään. Osoitteessa voi myös olla kirjoitusvirhe.

toimenpiteet: Tarkista onko osoitteessa kirjoitusvirhe tai selvitä onko osoite muuttunut tai poistunut kokonaan käytöstä.

5.1.2 – verkkotunnus ei ole käytössä

kategoria: kova bounce

ongelma: Ongelma viittaa siihen, että verkkotunnus on virheellinen tai sitä ei ole olemassa. Jos on esimerkiksi lähetetty viesti osoitteeseen tuki@yritys.fi, niin todennäköisesti ”yritys.fi” -kohta osoitteessa on virheellinen. Ongelmat voivat johtua siitä, että yritys ei ole enää toiminnassa tai osoitteessa on kirjoitusvirhe.

toimenpiteet: Tarkista onko osoitteessa kirjoitusvirhe tai selvitä onko yritys enää toiminnassa.

5.2.2 – vastaanottajan sähköposti on täynnä

kategoria: pehmeä bounce

ongelma: Ongelma johtuu siitä, että vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä, jolloin sinne ei mahdu uusia viestejä. Vastaanottaja ei joko ole lukenut viestejään tai ei enää käytä kyseistä osoitetta, jolloin viestit ovat kasaantuneet postilaatikkoon.

toimenpiteet: Ongelma ei vaadi toimenpiteitä. Jos virhe jatkuu toistuvasti, tarkista onko kyseinen osoite enää käytössä.

5.7.1 – viestin toimitus ei ole sallittu

kategoria: pehmeä bounce

ongelma: Ongelma viittaa siihen, että vastaanottajan sähköpostiin on asetettu rajoituksia. Vastaanottaja on esimerkiksi rajoittanut viestintää siten, että perille pääsevät vain erikseen määritellyt ”turvalliset lähettäjät”.

toimenpiteet: Koska kyseessä on vastaanottajan asettama rajoitus, suosittelemme ottamaan vastaanottajaan yhteyttä ja pyytämään häntä lisäämään sinut turvallisten lähettäjien listalle.

Analytiikasta kannattaa tarkistaa jokaisen lähetyksen jälkeen kuinka paljon virheellisiä osoitteita oli ja mistä virheet johtuivat. Virheellisistä osoitteista selviää usein mm. yhteyshenkilöiden ja sähköpostiosoitteiden muutokset, joten virheelliset osoitteet tarkistamalla varmistat, että arvokkaat viestisi menevät perille. Jos olet varma, että Creamailer on luokitellut osoitteen virheelliseksi syyttä, voit aktivoida osoitteen klikkaamalla Aktivoi-linkkiä kohdasta Tila. Jos lähetät virheellisiin osoitteisiin viestejä jatkuvasti, viestisi luokitellaan helpommin roskapostiksi.

Lupa uutiskirjeen lähettämiseen ja mahdollisuus perumiseen

Muistathan, että sinulla tulee olla lupa lähettää vastaanottajalle uutiskirje. Luvan saaminen on helppoa esimerkiksi kotisivuilla olevan tilauslomakkeen, kilpailujen tai erilaisten tapahtumien kautta. Luvan pyytämisellä saavutat vastaanottajan luottamuksen ja estät viestiesi merkkaamisen roskapostiksi.

Muista myös, että vastaanottajan on voitava vaivattomasti perua uutiskirjeen tilaus esimerkiksi viestissä olevan linkin kautta.

Viestiin vastaaminen

Joskus näkee uutiskirjeitä lähetettävän toimimattomista ”no-reply” -osoitteista. Suosittelemme käyttämään osoitetta, johon viestin saaja pystyy vastaamaan, koska usein vastaanottajat lähettävät tilauksia tai muita tärkeitä viestejä vastaamalla saamiinsa sähköposteihin. Tarvittaessa voit luoda kokonaan uuden osoitteen vastausviestejä varten. Näin sinulta eivät jää tärkeät vastausviestit saamatta.

Ammattimainen sähköpostiosoite

Antaessasi asiakkaallesi käyntikortin haluatko sen olevan painettu siisti kortti vai post-it -paperille sutattu teksti? Sama pätee sähköpostiosoitteisiin. Kannattaa luoda yrityksen nimeä kantava ammattimainen sähköpostiosoite esim. etunimi.sukunimi@yritys.fi sen sijaan, että käyttäisit henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi.

Älä anna kiireen pilata viestiäsi

Kiire voi aiheuttaa sen, että uutiskirjeesi sisältö on huolimattomasti tehty ja sisältää kirjoitusvirheiden lisäksi toimimattomia linkkejä. Muista tarkistaa uutiskirjeesi sisältö ennen lähettämistä ja lähettää itsellesi ja työkaverillesi testiviesti vielä kaiken varalta. Koska vastaanottavien sähköpostiohjelmien kirjo on laaja ja HTML-tuki rajallinen, suosittelemme tunnusten luomista yleisimpiin sähköpostipalveluihin (kuten Gmail, Hotmail ja Yahoo) tarkistaaksesi viestiesi ulkoasun oikeanlaiseksi. Voit luoda erillisen testipostituslistan, jossa on oma ja työkaverisi sekä yleisten sähköpostipalveluiden osoitteet ja lähettää niihin viesti ennen varsinaisen viestin lähettämistä. Lähettämällä viestisi eri sähköpostipalveluihin tarkistat myös etteivät ne lue viestiäsi roskapostiksi.

Älä oleta, että sinut muistetaan

Ajatellaan, että olet esimerkiksi messuilla kerännyt kattavan listan sähköpostiosoitteita, joihin aiot lähettää uutiskirjemarkkinointia. Olet kuitenkin ollut niin kiireinen, että saat ensimmäisen uutiskirjeen luotua vasta usean kuukauden kuluttua osoitteiden keräämisestä. Voi olla, että vastaanottajat ovat unohtaneet antaneensa sinulle luvan sähköpostimarkkinointiin ja merkkaavat viestisi roskapostiksi. Tällaisessa tilanteessa, ennen varsinaista uutiskirjeen lähettämistä, sinun on hyvä lähettää vastaanottajille ensin ”muistatko minut” -viesti kysyäksesi haluaako vastaanottaja edelleen tilata uutiskirjeesi. Tässä voit käyttää apunasi Online Barometri -toimintoamme.

Käytä analytiikkaa hyväksesi

Creamailerin analytiikan avulla on helppo seurata uutiskirjeiden lähetyksen jälkeen mistä vastaanottajat olivat kiinnostuneita ja mistä eivät. Käytä analytiikan antamia tuloksia hyväksesi, jotta saat viesteistäsi vieläkin kiinnostavampia ja luetumpia.