Kuinka työhönpaluuta voi helpottaa?

1. Laadi tehtävälista

Heti työhön palattuasi kannattaa laatia tehtävälista pitkän ja lyhyen aikavälin työtehtävistä. Tehtävälistaa laatiessa ei ole väliä missä järjestyksessä tehtävät ovat, kunhan saat listattua kaikki tulevat tehtävät mitä mieleesi juolahtaa.

2. Priorisoi ja aikatauluta

Tehtävälistan laadittuasi priorisoi ja laadi suunnitelma milloin minkäkin työtehtävän toteutat. Työtehtävät voi luokitella kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Muista jättää tilaa myös yllättäville ja akuuteille työtehtäville.

3. Opettele keskittymään

Keskeytätkö omaa työntekoasi jatkuvasti? Vilkuiletko sähköpostia tai sosiaalista mediaa turhaan pitkin päivää? Opettele tekemään yhtä asiaa kerrallaan ja suuntaamaan keskittyminen siihen. Huomion toistuva siirtäminen asiasta toiseen sirpaloittaa työnteon, tekee siitä kuormittavaa ja laskee työtehoa.

Oman työrauhan lisäksi, muista antaa työrauha myös muille.

4. Opiskele uutta

Työintoa ja kiinnostusta lisää uuden oppiminen ja itsensä kehittäminen. Uutta opiskellessasi paloittele opittava asia pienempiin kokonaisuuksiin, jolloin se on helpompi omaksua ja aikaa jää myös opittavan asian prosessoinnille. Uuden asian pilkkominen myös helpottaa keskittymistä, jolloin opittu asia painuu helpommin pitkäkestoiseen muistiin.

Uutena asiana voi vaikkapa tutustua Creamailerin ilmaisiin oppaisiin liittyen viestinnän saavutettavuuteen tai automaatioon. 

5. Hillitse tietotulvaa ja multitaskausta

Ihminen voi keskittyä kunnolla vain yhteen asiaan kerrallaan, joten tee päätös, että luovut työnteon tavasta, jossa hoidat monta asiaa samanaikaisesti. Helpoin tapa multitaskauksen hallintaan on jakaa työpäivä osiin, jolloin keskityt yhteen tehtävään kerrallaan. Yhteen tehtävään keskittyvien jaksojen ei tarvitse olla pitkiä, ja ne voivat vaihella muutamasta minuutista muutamaan tuntiin työtehtävästä riippuen. Näin tietotulva vähenee ja tehokkuus paranee.

6. Ole itsellesi armollinen

Kaikki asiat eivät mene aina suunnitellusti. Keskeytyksiä tulee ja välillä tuntuu, ettei mikään etene aikataulussa. Muista tällöin armollisuus itseäsi kohtaan! Jokaisella on joskus huonoja päiviä. Kaikesta selviää ja pääasia on katsoa eteenpäin, eikä jumittua tilanteeseen.

Lue myös: Multitaskaus – Harhaluulo tehokkuudesta?

1.päivä: Luo uutiskirjepohja

Uutiskirje edustaa sinua ja brändiäsi, joten sen tulisi olla yhteensopiva muun ilmeesi kanssa. Ilmeesi avulla erotut muista toimijoista ja luot toiminnallesi kasvot. Pysyvä ilme luo uskottavuutta ja luotettavuutta sinun ja vastaanottajiesi välille, sillä he tietävät jo ulkoasusta keneltä uutiskirje on peräisin. 

Luo uutiskirjepohja itse tai käytä pohjana Creamailerin valmiita pohjia. Lisää logo uutiskirjeen ylä- tai alalaitaan ja haluamasi tekstit, kuten yhteystiedot, uutiskirjeen alalaitaan. Muista, että peru uutiskirje -linkki tulee olla jokaisessa uutiskirjeessä. Osoitelähde tulee myös ilmoittaa. 

Käytä brändisi värejä. Creamailerissa värit voi valita joko väriskaalasta tai suoraan värinumerolla. Näin saat tarkasti sen värin, minkä haluatkin valita. Linkit voi myös nostaa muusta tekstistä esiin värien avulla. Värien kanssa tulee muistaa, että vähemmän on enemmän. Uutiskirjeestä ei kannata kuorruttaa kaikilla sateenkaaren väreillä, vaan valita muutama omaan brändi-ilmeeseen sopiva. 

2. päivä: Luo vahvistusviesti

Vahvistusviesti on viesti, joka lähetetään automaattisesti henkilön liityttyä postituslistalle. Halutessasi voit myös käyttää Creamailerin tilauksen tuplavarmistusta, jonka avulla voi varmistua siitä, että tilaaja on se kuka ilmoittaakin olevansa. Tällöin henkilön liittyessä postituslistalle hänelle lähetetään sähköpostiviesti, jossa olevaa painiketta klikkaamalla sähköpostiosoite aktivoituu postituslistalle. 

Tuplavarmistusta kannattaa käyttää sen takia, että tilaaja varmistuu oikeaksi tilaajaksi, sähköpostiosoite toimivaksi ja näin ollen postituslistojen laatu pysyy hyvänä. Pidä varmistusviesti lyhyenä ja kerro miten tilaajan tulee toimia saattaakseen uutiskirjetilauksena loppuun.

3. päivä: Luo tilauslomake

Tilauslomakkeen avulla uutiskirjeesi on helppo tilata. Voit lisätä tilauslomakkeen esim. kotisivuillesi ja sosiaaliseen mediaan. Lomakkeen voi joko upottaa kotisivuille Creamailerista saatava koodin avulla tai linkittää Creamailerista löytyvään lomakkeeseen. Tilauslomakkeelle kannattaa luoda uusi postituslista, johon uudet tilaajat kertyvät. Uutena toimintona Creamaileriin on tullut ominaisuus, jonka avulla uutiskirjeen tilauksen voi integroida WordPress-lomakkeisiin. Tilaa uutiskirje -linkki on hyvä olla myös jokaisessa uutiskirjeessä. Katso ohjeet.

4. päivä: Laadi tervetuloaviesti

Tervetuloaviesti on ensimmäinen viesti, jonka uusi uutiskirjetilaajasi saa tilattuaan uutiskirjeesi. Se on viesti, jolla luodaan ensivaikutelma. Tervetuloaviesti avataan keskimääärin neljä kertaa useammin kuin perus uutiskirjeet ja niiden linkkejä klikataan viisi kertaa normaalia enemmän. Tämä onkin hyvä syy luoda mieleenpainuva ensiviesti.

Tervetuloaviestissä olisi hyvä kiittää vastaanottajia tilauksesta, kertoa itsestäsi ja toiminnoistasi, kertoa millaista viestintää lähetät ja kuinka usein sekä pyytää vastaanottajia lisäämään sähköpostiosoitteesi osoitekijaan, jotta viestit eivät päätyisi vahingossakaan roskakoriin. 

Tervetuloaviesti on myös helppo personoida Creamailerin avulla. Personoinnin avulla viestit saa tuntumaan siltä, kuin ne olisi kirjoitettu suoraan vastaanottajalle. Lue lisää personoinnista. 

4. päivä: Automatisoi tervetuloaviesti

Tervetuloaviesti tulee automatisoida, jotta se tavoittaa uudet uutiskirjetilaajasi heti, kun he liittyvät postituslistallesi. Creamailerin avulla automatisointi onnistuu käden käänteessä. Katso ohjeet. 

5. päivä: Testaa

Nyt olet luonut uutiskirjeviestintäsi peruspilarit. On kuitenkin hyvä testata, että kaikki toimii toivomallasi tavalla. Sen lisäksi, että itse testaat toimivuutta, voit pyytää myös esim. kollegoitasi testaamaan ja kommentoimaan viestiketjua sekä sen sisältöä. 

Tämän jälkeen voit keskittyä uutiskirjesisällön luomiseen ja antaa automatiikan hoitaa taustalla muu työ. 

Kognitiolla tarkoitetaan toimintoja, joiden avulla ihminen käsittelee tietoa ja ympäristöä. Kognitiivinen ergonomia taas käsittää tiedonkäsittelyn kyvyt ja rajoitukset. Työntekijän ergonomiasta on nykypäivän työyhteisöissä jo aika lailla huolehdittu. Kuitenkin työntekijän tiedonkäsittelyyn liittyvät ominaispiirteet jäävät vielä usein huomioimatta, koska ne eivät ole suoraan havaittavissa, toisin kuin työn fyysiset vaatimukset. Kognitiivisen ergonomian päätehtävä onkin keskittyä tunnistamaan työhön, työympäristöön ja -välineisiin sekä työmenetelmiin liittyviä tekijöitä, jotka kuormittavat aivoja ja altistavat esim. virheille.

Ihmisen kognitiivinen toimintakyky on rajallinen. Tietotulva, multitaskaus, jatkuvat keskeytykset sekä kuormitus vaikuttavat suoriutumiseemme. Vaikka aivot sopeutuvat ja toimivat rankankin paineen alaisena tiettyyn pisteeseen asti, häiriintyy kognitiivinen toimintakykymme herkästi. Mitä sitten voimme tehdä kognitiivisen ergonomian parantamiseksi? Muistiliitto kokosi listan, josta voimme jokainen ottaa vinkkiä päivittäiseen työskentelyymme.

1. Varmista työsi rajat
2. Vähennä tietotulvaa
3. Luo toimivat työstrategiat
4. Anna aikaa ammattitaidon ylläpitämiselle
5. Hallitse keskeytyksiä
6. Anna työrauha myös muille
7. Käytä muistin apuvälineitä
8. Älä lisää kuormitustasi
9. Luo avoimuuden kulttuuria
10. Ylläpidä positiivista ilmapiiriä

Myös riittävällä yöunella on suuri vaikutus kognitiivisten toimintojen ylläpitoon sekä suoriutumiseemme. Uni tukee kognitiivisia toimintoja, joita tarvitsemme mm. asioiden muistiin painamisessa, muistissa säilyttämisessä sekä muistista palauttamisessa. Myös liikunnan lisäämisellä on aivoja ja muistia virkistävä vaikutus.

Lähteet: Työterveyslaitos, Muistiliitto

• 1. Palaa töihin keskellä viikkoa
  Jos mahdollista, ajoita lomalta paluusi keskelle viikkoa, jotta ensimmäinen työviikko ei tunnu liian raskaalta.
• 2 Tee päivällesi suunnitelma ja pidä siitä kiinni
  Kirjaa ylös kaikki asiat mitkä sinun tulee saada ensimmäisen päiväsi aikana tehtyä joko paperille tai sähköiseen muotoon ja pyri noudattamaan tätä to-do-listaa.
• 3. Ota rauhallisesti
  Jos paluu ahdistaa, pyri välttämään ylimääräistä stressiä ensimmäisinä päivinä. Hyväksy se, että et välttämättä ole kärryllä jokaisesta lomasi aikana tapahtuneesta työpaikan uusimmasta tapahtumasta ja muutoksesta. Uskalla sanoa ”ei”, jos koet heti hukkuvasi töihin.
• 4. Panosta lounaaseen
  Lounastauko on hyvä aika rentoutua työpäivän keskellä. Jos toimistolla syödyt eväät eivät maistu, suuntaa vaikkapa suosikkiravintolaasi. Muista kuitenkin, että loman jälkeen kevyempi lounas saattaa olla piristävää vaihtelua ja se pitää sinut myös virkeämpänä lopun työpäivää.
• 5. Muistele ja keskustele
  Ole kiitollinen kokemastasi lomasta ja iloitse uusista muistoista. Kysele kollegoilta heidän lomistaan, menneistä ja tulevista. Et luultavastikaan ole ainoa lomaansa kaipaava henkilö työpaikallasi, joten kokemusten jakaminen ja muistelu voi auttaa.
• 6. Anna itsellesi aikaa tottua työrytmiin
  Väsähtämistä ensimmäisinä työpäivinä ei kannata pelästyä: keho ja mieli totuttelevat uuteen vuorokausirytmiin.
• 7. Panosta töiden ulkopuoliseen aikaan
  Loman loppuminen ja töiden alkaminen ei ole maailmanloppu. Sovi töiden jälkeen jotain kivaa tekemistä ystäviesi kanssa, tai mene vaikka elokuviin.
• 8. Tarkastele työtäsi ja työyhteisöäsi uusista näkökulmista
  Loman jälkeen osaat katsella työtäsi uudesta näkökulmasta. Suunnittele syksyä kevään kokemukset huomioiden. Loman jälkeinen aika on otollista arvioida työyhteisössäsi työkäytänteitä ja töiden järjestämistä uudella tavalla.

Ja lopuksi:

• 9. Suunnittele uutta lomaa
  Jos yhä ahdistaa, käännä katse tulevaan. Seuraavan loman suunnitteleminen ja miettiminen antaa sinulle jotakin positiivista odotettavaa, vaikka siihen olisikin vielä aikaa.

Lähde: Duunitori ja Työterveyslaitos

Hyvä tietää

• Sähköpostitilien määrän arvioidaan nousevan 4.3 miljardiin vuoden 2016 loppuun mennessä (Radicati Group).
• Työntekijät lukevat työviikon aikana sähköpostia keskimäärin kolmetoista tuntia (McKinsey).
• Aikuisista, joilla on pääsy internettiin, lähes kaikilla on sähköpostitili (92 %) (Pew Research).
• Uutiskirjeen tilaajat käyttävät 10-60 minuuttia viikossa markkinointiviestien lukemiseen (Blue Kangaroo).
• Siinä missä 90 % sähköpostista saavuttaa vastaanottajan, vain 2 % näkee sosiaalisen median viestit uutisvirrassaan (Forrester research).
• B2B-markkinoijista 83 % hyödyntää uutiskirjettä (Content Marketing Institute).

Sähköpostin tehokkuus

• Sähköposti on 40 kertaa tehokkaampi uusien asiakkaiden hankinnassa kuin facebook tai Twitter (McKinsey).
• Uutiskirjeen tilaajat jakavat sähköpostin kautta saadut viestit sosiaalisessa mediassa kolme kertaa todennäköisemmin kuin muista kanavista tulleet viestit (QuickSprout).
• Asiakkaat haluavat tarjouksia mielummin sähköpostin (72 %) kuin sosiaalisen median (17 %) välityksellä (MarketingSherpa).
• Uutiskirjeen tilaajista 81 % teki ostokset uutiskirjeen kautta (eMarketer).
• 33 % uutiskirjeen tilaajista avasi viestin pelkän otsikon perusteella (convince and convert).

Sähköpostin tuottavuus

• Sähköpostin investoinnin tuottoprosentti on 3800 % (DMA).
• Sähköpostin tuottavuus on nelinkertainen (29 %) suoramarkkinointiin (7 %) verrattuna (Chief Marketer).
• Sähköpostin kautta tehtyjen tilausten määrä on kolminkertainen sosiaaliseen mediaan verrattuna (McKinsey).

Mobiiliviestintä

• Noin 53 % sähköpostista avataan mobiililaitteilla (Campaign Monitor).
• Joka kolmas uutiskirjelinkin klikkaus tapahtuu mobiililaitteen kautta (Campaign Monitor).
• Gmailin lukijoista 75 % lukee sähköpostinsa mobiililaitteella (TechCrunch).

Kohdennettu viestintä

• Personoidulla otsikolla varustetut uutiskirjeet avataan 26 prosenttia todennäköisemmin kuin ilman personointia olevat (Campaign Monitor).
• Uutiskirjeen personointi lisää linkkien klikkausprosenttia 14 % (Aberdeen).
• Personoidut uutiskirjeet lisäävät myyntiä 20 % (Monetate).

Multitaskatessamme tunnemme itsemme myös tehokkaiksi. Monta asiaa työstävät vaikuttavat ulospäin tehokkailta ja asiansa osaavilta, jolloin otamme heistä mallia, koska haluamme pyrkiä samanlaiseen tehokkuuteen. Totuus on kuitenkin, että yhtä asiaa kerralla työstävät saavat paljon enemmän aikaiseksi kuin monen asian kimpussa hyörivät.

Mitä aivoissamme tapahtuu tehdessämme asioita samanaikaisesti?

Aivomme eivät kykene keskittymään useisiin asioihin samanaikaisesti. Multitaskaus jakaa aivot ja luo tilanteen, jota tutkijat kutsuvat nimellä ”spotlights”. Tehdessämme monta asiaa yhtä aikaa aivomme eivät pysty keskittymään hyvin mihinkään, vaan keskittyminen jakaantuu poukkoillen edes takaisin muutaman sekunnin välein.

Yleinen harhaluulo myös on, että multitaskatessa kehittyvät tiedon suodatuskyky, työmuisti sekä kyky vaihtaa tehtävää nopeasti. Tutkimusten mukaan näin ei kuitenkaan ole, vaan multitaskaajat ovat tehottomampia kaikilla näillä osa-alueilla verrattuna yhteen tehtävään kerrallaan keskittyviin työntekijöihin.

Miten työtapoja voi muuttaa?

Itse aloitin sillä, että erotin työ- ja henkilökohtaiset asiat eri selaimille. Aikaisemmin kaikkien ikkunoiden ollessa auki samalla selaimella, oli suuri houkutus katsoa saman tien kuka on laittanut sähköpostia tai kirjoittanut Facebookissa. Nyt henkilökohtaiset ”tabit” pysyvät piilossa ja vältyn houkutuksilta.

Mitä muuta kannattaa ottaa huomioon?

1. Tiedosta tehokkain työaika. Tiedosta milloin työskentelet tehokkaimmin ja suunnittele työpäiväsi sen mukaisesti.

2. Priorisoi. Heti työpäivän aloittaessasi käytä aikaa prioritteettilistasi tärkeimmän tehtävän edistämiseen. Vaikka et saisikaan tehtävää tehtyä kokonaisuudessaan on se edennyt ja työstämistä on helppo jatkaa myöhemmin. Tehokkaimmin tehtävää saa edistettyä, kun sen työstämisen mielessä aloittaa jo edellisen työpäivän päätteeksi.

3. Älä poukkoile tehtävien välillä. Itselläni oli tapana vastata sähköposteihin heti niiden saavuttua, jolloin muut tehtävät keskeytyivät. Viestien lähettäjät haluavat saada vastauksen, mutta suurin osa ei odota saavansa sitä heti. Itse olen kokenut tehokkaimmaksi vastailla viesteihin pari kertaa päivässä sopivan hetken tultua.

4. Tee aloituksesta helppoa. Tehtävien päätökseen saattaminen ei ole läheskään niin vaikeaa kuin niiden aloittaminen. Tee tehtävien aloittamisesta helppoa aloittamalla niiden työstäminen mielessä jo edellisenä päivänä. Tehokasta on myös pilkkoa tehtävä osiin ja edetä askel kerrallaan.

5. Tee tehtävälista. Itselläni on tapana tehdä pitkän tähtäimen tehtävälista sekä seuraavan päivän lista. Ei kannata vaatia itseltä liikaa, vaan asettaa realistiset tavoitteet. Jos tehtävälistasta tekee liian pitkän on mahdollisuus ettei saa mitään aikaiseksi, koska tehtävät tuntuvat mahdottomalta eikä niistä saa otetta. Jos tehtävän suorittamiseen menee vain muutama minuutti, kannattaa se tehdä heti pois alta.

Lähteet: The “Myth” of Media Multitasking & Cognitive Control in Media Multitaskers (pdf)